Déchiffrer le code : Guide pour résoudre les conflits entre agence et client
5,00/5Les relations entre une agence et ses clients peuvent être à la fois enrichissantes et complexes. Les collaborations réussies exigent un équilibre délicat entre des attentes claires, une communication efficace et des compétences en matière de résolution des conflits.
Dès le début, l’établissement d’une compréhension commune des buts et des objectifs ouvre la voie à un partenariat fructueux. Cependant, les divergences font inévitablement partie de toute relation. Il est donc primordial de savoir comment les aborder et les résoudre de manière constructive.
En favorisant une culture de communication ouverte et de retour d’information proactif, ceux-ci peuvent se transformer en opportunités de croissance pour votre relation.
Dans cet article, nous examinons les éléments clés de la construction de relations solides entre l’agence et ses clients, le rôle crucial de la clarté des attentes dans la prévention des désaccords, les conseils pratiques pour communiquer ces attentes et les stratégies de résolution des conflits.
Les raisons principales des conflits entre agence et client
Comprendre les attentes de chacun
La compréhension des attentes de chacun constitue le fondement même d’une collaboration réussie. Lorsque celles-ci ne concordent pas, le résultat peut être une déconnexion frustrante entre la vision et la réalité.
Signes d’un problème éventuel : si vous constatez que l’agence réalise systématiquement une prestation qui ne correspond pas à votre vision, ou si les malentendus sur les tâches et les objectifs sont fréquents, il est probable qu’il y ait un malentendu dans la compréhension des attentes de l’autre.
Solutions : organisez une réunion de « remise à zéro » au cours de laquelle vous définissez clairement vos buts, vos objectifs et vos attentes. Utilisez des supports visuels, tels que des présentations ou des planches d’ambiance, pour vous assurer une bonne compréhension de votre vision. Encouragez également l’agence à partager son approche et ses attentes.
Impact : cela garantit que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Ce qui réduira les désaccords et augmentera la probabilité que l’agence fournisse un travail qui réponde à vos attentes.
La compréhension des attentes de chacun est la pierre angulaire d’une collaboration réussie. Lorsque les attentes ne sont pas les mêmes, il peut en résulter une déconnexion frustrante.
Combler le fossé des connaissances du secteur
Pour qu’une agence puisse proposer des stratégies pertinentes et percutantes, il faut qu’elle comble les lacunes des connaissances du secteur. Si vous remarquez un défaut de connaissances spécifiques dans leur travail, il est temps d’agir. Dans cette section, nous verrons comment doter votre agence des connaissances sectorielles nécessaires.
Signes d’un problème potentiel : si le travail de l’agence manque d’informations spécifiques au secteur, ou si elle pose fréquemment des questions de base sur celui-ci, il se peut qu’elle ne comprenne pas complètement votre secteur.
Solutions : fournissez à l’agence un briefing complet sur le secteur, y compris les principales tendances, les concurrents et le jargon. Vous pouvez également organiser des rencontres avec des experts de votre secteur au sein de votre entreprise ou organiser des formations spécifiques à votre secteur.
Impact : l’agence disposera ainsi des connaissances nécessaires pour élaborer des stratégies plus efficaces et plus propres au secteur. Elle réduira en parallèle le temps à consacrer pour répondre à des questions de base sur le secteur. Ce qui vous permettra de vous concentrer sur des questions plus stratégiques.
Si vous constatez un manque de connaissances sectorielles dans le travail de votre agence, il est temps d’agir.
Assurer la flexibilité et l’adaptabilité
La flexibilité et l’adaptabilité s’avèrent essentielles dans un paysage commercial en constante évolution. Si votre agence a du mal à s’adapter aux changements, cela pourrait nuire à votre croissance.
Signes d’un problème éventuel : si l’agence a du mal à s’adapter aux évolutions de votre structure ou du marché en général, ou si elle semble rigide dans ses processus et peu disposée à s’écarter de son plan initial, il est probable qu’elle manque de souplesse et d’adaptabilité.
Solutions : établissez un processus clair de communication des changements. Veillez à ce que l’agence s’implique dans les mises à jour commerciales ou les sessions stratégiques pertinentes. Vous pouvez aussi discuter de l’importance de la flexibilité et de l’adaptabilité dans votre contrat ou accord initial.
Impact : cela permettra à l’agence de s’adapter aux changements et d’effectuer une prestation pertinente et opportune. En outre, cela favorisera une relation de travail plus collaborative et plus réactive.
Si votre agence a du mal à s’adapter aux changements, cela pourrait entraver votre croissance.
Réaliser l’alignement stratégique
L’alignement stratégique est essentiel pour que le travail de votre agence soutienne les objectifs généraux de votre entreprise. En cas de décalage, vos campagnes risquent de ne pas être aussi efficaces qu’elles pourraient l’être (ou, à tout le moins, de ne pas produire les résultats commerciaux escomptés).
Signes d’un problème éventuel : si le travail de l’agence semble souvent déconnecté de votre stratégie commerciale globale ou si ses campagnes ne supportent pas vos objectifs stratégiques, il peut y avoir un manque d’alignement stratégique.
Solutions : faites participer l’agence à des séances de planification stratégique et tenez-la régulièrement informée de vos objectifs stratégiques. Vous pouvez même organiser des réunions régulières sur l’alignement stratégique. Et ce, afin d’examiner le travail de l’agence et de vous assurer qu’il soutient votre stratégie d’entreprise.
Impact : le travail de l’agence sera toujours aligné sur vos objectifs stratégiques. Ce qui mènera à des campagnes plus efficaces et plus percutantes. De plus, cela favorisera une meilleure compréhension et un partenariat plus étroit entre votre entreprise et l’agence.
L’alignement stratégique est essentiel pour que le travail de votre agence soutienne vos objectifs commerciaux plus larges.
Gérer les différences culturelles
Si des malentendus ou des conflits découlent de styles de communication ou d’habitudes de travail différents, en particulier si vous travaillez avec une agence qui ne provient pas de votre pays d’origine, vous devez combler ce fossé culturel. Comme votre campagne peut requérir une stratégie de localisation, il en va de même pour votre collaboration avec une agence.
Signes d’un problème éventuel : si les malentendus ou les conflits sont fréquents et semblent résulter de différences de styles de communication, d’habitudes de travail ou d’attentes, il se peut que des différences culturelles soient en jeu.
Solutions : organisez un atelier ou une session de formation pour discuter et comprendre les cultures des uns et des autres. Vous pouvez établir des lignes directrices claires en termes de communication et d’attentes professionnelles en vue de minimiser les divergences.
Impact : cela instaurera des relations de travail plus harmonieuses et plus compréhensives, réduisant ainsi les conflits et les malentendus. Un environnement de travail plus inclusif et plus respectueux peut aussi se créer par la même occasion.
Si les malentendus ou les conflits résultent de styles de communication ou d’habitudes de travail différents, il est temps de combler ce fossé culturel.
Gérer la portée et les livrables du projet
Il est important de gérer efficacement l’étendue du projet et des livrables pour éviter les dérives. Si les projets dépassent souvent les contraintes de temps ou de budget, ou si les résultats ne sont pas à la hauteur, il importe de réévaluer vos stratégies de gestion de projet.
Signes d’un problème éventuel : si les projets prennent plus de temps que prévu, coûtent plus que le budget ou ne donnent pas les résultats escomptés, vous pourriez vous confronter à une dérive de la portée du projet.
Solutions : définissez clairement l’étendue et les livrables de chaque projet dès le départ. Mettez en place un processus de gestion des modifications de la portée. Il peut s’agir d’utiliser des outils de gestion de projet pour suivre les progrès et les changements, et d’organiser régulièrement des réunions d’examen de la portée.
Impact : cela permettra de maintenir les projets sur la bonne voie et dans le respect du budget, et de s’assurer que les livrables répondent aux attentes. Cela réduira également le risque de dérapage du projet ainsi que le stress et la frustration qui y sont associés.
Il est essentiel de gérer efficacement la portée et les livrables d’un projet pour éviter la dérive des objectifs.
Conseils pour gérer un conflit s’il survient
Dans toute relation agence-client, les attentes claires et précises se révèlent essentielles dans la promotion d’un partenariat harmonieux et productif. A défaut de communication ou de compréhension des attentes, des conflits peuvent survenir. Ce qui compromet la réussite des projets et met à rude épreuve la relation.
Voici comment faire pour que les choses soient sur la bonne voie (ou qu’elles y reviennent)
La prévention est le meilleur remède : définir et communiquer les attentes
Commencez par un brief de projet complet : fournissez un brief de projet détaillé décrivant l’étendue, les objectifs, le public cible et les résultats souhaités. Ce document sert de point de référence au client et à l’agence tout au long du projet (si vous ne savez pas comment vous y prendre, consultez notre guide des choses à faire et à ne pas faire lors du briefing d’agence).
Établissez des canaux de communication transparents : communiquez explicitement les méthodes de communication préférées, la fréquence des mises à jour et la façon dont le retour d’information doit être effectué. Encouragez un dialogue ouvert afin de répondre rapidement à toute préoccupation ou question.
Définir les étapes et les délais du projet : fixez des délais réalistes et divisez le projet en étapes gérables. Renseignez les échéances et veillez à ce que les deux parties soient conscientes de leurs responsabilités à chaque étape.
Encourager proactivement le feedback et les éclaircissements : encouragez l’agence à demander des éclaircissements si nécessaire et à fournir un feedback sur les livrables. De même, les clients doivent se montrer proactifs et apporter un feedback pour garantir la satisfaction de leurs attentes.
Conseils pour la résolution des conflits
Malgré tous les efforts déployés pour prévenir les conflits, ceux-ci peuvent toujours survenir. Dans ce cas de figure, il faut mettre en place des stratégies efficaces pour les aborder et les résoudre rapidement. Bien que la médiation et l’arbitrage puissent ne pas être pertinents dans la relation agence-client, d’autres stratégies peuvent être employées.
Une communication ouverte et honnête
Favorisez un environnement dans lequel les deux parties se sentent à l’aise pour exprimer leurs préoccupations et leurs griefs. Encouragez l’écoute active et cherchez à comprendre le point de vue de l’autre. Des outils tels que les « boîtes à idées » anonymes peuvent être utilisés pour encourager un retour d’information franc.
Rechercher des solutions gagnant-gagnant
Au lieu d’aborder les conflits comme un jeu à somme nulle, concentrez-vous sur la recherche de solutions mutuellement bénéfiques. Collaborez avec l’agence pour explorer des approches alternatives qui répondent aux préoccupations des deux parties. L’utilisation d’un document partagé ou d’un tableau blanc (les options numériques incluent Miro et Metro Retro) peut aider à visualiser les idées et à garantir la prise en compte de la contribution de chacun.
Escalader si nécessaire
Si les conflits ne peuvent être résolus par une communication directe, envisagez d’impliquer des parties prenantes de niveau supérieur à la fois du client et de l’agence pour arbitrer et faciliter la résolution. Cela peut impliquer de faire appel à un tiers pour faciliter les discussions.
Des acteurs clés ou des cadres supérieurs des deux côtés peuvent s’impliquer pour apporter de nouvelles perspectives et prendre des décisions faisant autorité.
Utiliser les conflits comme une opportunité de renforcer les relations
Les conflits gérés constructivement peuvent être des occasions de croissance et de renforcement de la relation entre agence et client. En abordant les abordant ouvertement et en toute transparente, les deux parties peuvent mieux comprendre les besoins et les attentes de l’autre.
Une fois le conflit résolu, il convient de procéder à un examen post-conflit pour identifier sa cause et la façon dont il a été résolu. Cet examen peut procurer des informations et des enseignements précieux, utiles pour prévenir des conflits similaires à l’avenir et renforcer la relation.
Conseils pour rétablir la confiance
Réfléchir au conflit
Prenez le temps de réfléchir aux causes sous-jacentes du conflit et d’identifier les points à améliorer. Encouragez les discussions ouvertes pour tirer les leçons de l’expérience et mettre en œuvre les changements nécessaires.
Des outils comme la technique des « 5 pourquoi » peuvent aider à approfondir les causes profondes du conflit. Il s’agit de poser cinq fois la question « pourquoi » afin d’éplucher les couches d’un problème.
Pour en savoir plus sur cette technique et obtenir une feuille de travail, voici un excellent PDF.
Résolution collaborative des problèmes
Participez à des séances conjointes de résolution de problèmes pour résoudre toute question ou préoccupation persistante. Concentrez-vous sur le rétablissement de la confiance par le biais d’une prise de décision partagée et d’efforts de collaboration.
Assurez-vous que les décisions importantes sont prises collectivement, avec la participation des deux parties. Cela peut contribuer à rétablir la confiance et à favoriser un sentiment d’appartenance commune.
Évaluation et feedback réguliers
Instaurez une culture de l’amélioration continue en procédant à des évaluations régulières des performances de l’agence et en fournissant un retour d’information constructif. Cela démontre l’engagement de l’agence à s’améliorer en permanence et renforce le sentiment de partenariat. Utilisez des outils comme des enquêtes ou des formulaires de feedback pour recueillir plus souvent les réactions des deux parties.
Les conflits sont inévitables. Votre réponse ne l’est pas.
Les conflits gérés de manière constructive peuvent être des catalyseurs de croissance et de renforcement des relations. S’ils sont mal traités, ils entraînent une perte de temps et de ressources.
Réfléchir aux conflits, s’engager dans une résolution collaborative des problèmes et favoriser une culture d’amélioration continue contribuent à rétablir la confiance et à améliorer la relation. En considérant les conflits comme des opportunités d’apprentissage et d’amélioration, les clients et les agences peuvent forger un partenariat plus solide et plus résistant.
Dans une relation agence-client, les attentes claires constituent le fondement d’une collaboration réussie. En définissant et en communiquant efficacement leurs attentes, les clients peuvent établir une base solide qui atténue les conflits et les malentendus.
Les conseils prodigués, à l’instar des descriptifs de projet complets, des canaux de communication transparents, des étapes clés bien définies et un retour d’information proactif, permettent aux clients de créer un cadre qui guide le travail de l’agence et réduit la probabilité de conflits.
