Hoe pak je een debriefing aan met je agency? Eenvoudige tips!
Laatst geüpdate op 14 juli 2023 om 06:25 pm
5,00/5De meeste bedrijven kiezen ervoor om een agency in de arm te nemen om bijvoorbeeld een promotiecampagne voor ze op te zetten of een marketingcampagne. Je zult daarbij merken dat sommige agencies de opdracht voltooien na een debriefing moment te hebben gehad met je en weer anderen helemaal geen gebruik maken hiervan.
In dit artikel zullen we middels een debriefing voorbeeld aangeven hoe je als agency het best een debriefing kunt hebben met je klant, waarop je moet letten en welke checks je in acht moet nemen.
Wat kun je verstaan onder debriefing?
Je vraagt je nu af wat de betekenis is van een briefing. Als je een woordenboek zou openslaan, dan zou je tegenkomen dat dit woord niets anders betekent dan het hebben van een afrondende bespreking met de opdrachtgever na een opdracht voltooid te hebben.
Het is een vorm van communicatie die aan de ene kant gestructureerd is en aan de andere kant een beknopte weergave is van wat er is besproken tussen twee partijen namelijk de agency en de opdrachtgever.
In ieder geval voorkom je hiermee dat er op gegeven moment ruis ontstaat met betrekking tot de gemaakte afspraken tussen partijen.
Je zult dus vaker de gemaakte afspraken herhalen tijdens zo een moment en de andere partij laten bevestigen of corrigeren waar nodig. In de meeste gevallen zal de agency bij een goede debriefing een checklist erop na houden. Op deze manier is het bureau waar je samen mee wil werken ook in staat om te leveren wat je van hen verwacht.
Waaruit is een goede debriefing opgebouwd?
Als je als agency met enkele vragen zit dan blijf je best doorvragen. Niet enkel om het echte probleem in kaart te brengen, maar ook een oplossing daarvoor te vinden.
Een goed voorbeeld is dat je een agency inschakelt om een marketingcampagne voor je op te zetten. Als je wil dat je debriefing succesvol is dan zul je de onderstaande stappen moeten doorlopen.
👉🏾 De start, wie is de opdrachtgever?
Allereerst zal je moeten nagaan wie de opdrachtgever is. Deze informatie kun je krijgen via een e-mailadres, op basis van bijvoorbeeld de e-mailhandtekening, een visitekaartje of door een voorstelronde te hebben tijdens de debriefing.
Je wil namelijk alle informatie op een plek hebben om deze op een later moment makkelijk weer erbij te kunnen halen. Je hebt deze informatie niet alleen voor jezelf nodig, maar ook als een andere collega je moet helpen bij de voltooiing van de opdracht.
Het is van eminent belang om voorbereid te zijn als je van start gaat met het voeren van een gesprek met de klant.
Je zult dus concreet moeten weten wie de opdrachtgever is, de naam van het bedrijf of de organisatie, het e-mailadres, gegevens van contactpersonen, telefoonnummer, datum waarop de aanvraag binnenkomt, dag van debriefing en terugkoppeling.
👉🏾 Om welke uitdaging gaat het?
Je dient als medewerker van de agency altijd na te gaan wat het probleem precies is. Dit moet je zien als de uitdaging. Je moet dus voor jezelf altijd nagaan waar het bedrijf een oplossing voor wil hebben.
Je zult merken dat de initiële vraag vaak genoeg niet het echte probleem is. Het is daarom handig om de 5 X waarom- methode te hanteren. Je herhaalt als het ware een paar keer vraag na vraag.
Dit zal je ook in staat stellen om op gegeven moment de aanleiding van een aanvraag in kaart te brengen.
👉🏾 Weet met welke opdrachtgever je te maken hebt
Ga ook voor jezelf na wie de opdrachtgever is. Ga na welke producten het bedrijf op de markt brengt of welke diensten ze leveren. Het is handig om te weten of het bedrijf mijlpalen heeft die je kunt gebruiken voor het project. Heel belangrijk is ook om de unique selling points van het bedrijf in kaart te brengen. Je hanteert hierbij dus een werkwijze waarbij je aan achtergrondinformatie probeert te komen van de opdrachtgever.
👉🏾 Wat is de aanleiding van een debriefing?
Het is verder belangrijk om na te gaan wat de aanleiding is van de aanvraag van de opdrachtgever:
- Je wilt onder andere weten waarom de aanvraag op dat moment binnenkomt en of er zaken binnen het bedrijf spelen, die doorslaggevend zijn geweest om een aanvraag te doen.
- Het hoeft niet altijd betrekking te hebben op zaken die aanpak behoeven in het bedrijf, het kan gewoon behoren tot een van de doelstellingen van het bedrijf.
- et komt er concreet op neer dat je wil weten waarom men wil starten met bijvoorbeeld een marketingcampagne.
👉🏾 Bekijk je bedrijfsdoelstellingen
Als een ondernemer in zee wil gaan met een agency, dan is het zaak dat deze in ieder geval weet wat de doelstelling zijn van het bedrijf is. De doelstelling zal meestal afhankelijk zijn van de grootte van het bedrijf en de structuur.
Daarnaast kijkt men welke diensten men kan verlenen, welke producten aan de man gebracht worden en wat het bedrijf zelf nastreeft. Het zal veelal gaan om omzetgroei, het bereiken van nieuwe doelgroepen en het versterken van bijvoorbeeld merkpositionering op de markt.
Sommige bedrijven willen ook bijdragen aan een maatschappelijk doel. Als je deze informatie hebt kun je tijdens zo een debriefing moment het bedrijf wijzen op de eventuele uitdagingen die een campagne met zich mee kan brengen.
👉🏾 Oplevering van de opdracht
Het proces van debriefing komt vooral in deze fase van pas. Je dient zo duidelijk als mogelijk te verwoorden wat je oplevert. Hiermee kun je aantonen of je de opdracht heb uitgevoerd in lijn met de gemaakte afspraken en de opdracht zelf. Bij een positieveterugkoppeling kun je het document ook direct laten tekenen voor goedkeuring.
Bij een reclamecampagne beschrijf je onder andere:
- wat je oplevert,
- welke communicatiekanaal je gebruikt,
- op welke branding de aandacht gericht is
- wat de boodschap moet zijn
Je kunt hierbij ook direct aandacht besteden aan randvoorwaarden, die zullen gelden voor de uitvoering van de opdracht. Je kunt verder ook aandacht besteden aan eventuele effecten die de uitvoering van de opdracht teweeg kan brengen voor het bedrijf.
👉🏾 Wie zijn de gebruikers en wat moet het eindresultaat zijn?
Bij elke opdracht dien je als agency in kaart te brengen wie de gebruikers zullen zijn. Ga dus na voor wie je de opdracht uitvoert. Betreft de opdracht een B2C of B2B campagne?
Als je weet wie je doelgroep is, kun je de uitvoering van de opdracht daarop afstemmen en nagaan of de eventuele totstandkoming van je product of dienst wel haalbaar is. Soms geeft het bedrijf je zelf al aan wat de specifieke wensen zijn, maar als dat niet het geval is kun je als agency er ook naar vragen.
Vind het juiste agentschap in slechts 3 stappen
Werken met marketing professionals, is precies wat je nodig heeft voor jouw bedrijf, maar je weet niet hoe je het beste bureau kunt vinden? In dit Sortlist–artikel vertellen we je hoe je in 3 eenvoudige stappen het juiste agentschap voor je vindt tussen duizenden agentschappen. Stap 1: de balans van jouw agentschap opmaken Om daadwerkelijk […]
Hoe werf ik een een marketingbureau aan?
Door de juiste vragen te stellen bij het kiezen van een marketingbureau kan het proces veel eenvoudiger worden en kan je de juiste partner voor de volgende stap vinden. Met dit in het achterhoofd hebben we enkele punten opgesteld die aan de orde moeten komen bij het zoeken naar een marketingbureau. Met hoeveel bureaus spreek […]
Een debriefing is altijd noodzakelijk
Debriefing is wel noodzakelijk voor zowel de opdrachtgever als de agency die een opdracht aanneemt om bijvoorbeeld een promotiecampagne op te zetten. Het proces bestaat eigenlijk uit twee delen. De opdracht wordt aangenomen en uitgevoerd, fase van briefing, en aan het eind krijg je het debriefing moment.
Als de uitvoering van een opdracht bijna of voltooid is kun je dan een gesprek hebben om na te gaan of alles conform de gegeven opdracht en richtlijnen is geschied. Hierdoor voorkom je ontevreden klanten en eventueel ruis tussen partijen.
