Travailler avec une agence : 13 conseils qui changent la donne
5,00/5La création d’une relation productive avec votre agence peut être l’ingrédient secret de votre succès. C’est un partenariat qui exige une compréhension mutuelle, une communication claire et une vision commune.
Ce guide complet propose 13 conseils judicieux pour vous aider à mener à bien ce partenariat important. De la mise en place d’objectifs clairs à la promotion d’une communication ouverte, en passant par l’instauration d’un climat de confiance et l’adoption d’engagements à long terme, nous couvrons tous les aspects d’une relation agence-client fructueuse.
Ces stratégies pourront changer la donne et rendre votre collaboration exceptionnelle.
Comprendre les attentes de chacun
Conseil n° 1 : Définir clairement les objectifs
Vous ne partiriez pas en voyage sans avoir une destination en tête. Il en va de même pour la collaboration avec une agence. Sans objectifs clairs, vous risquez de tourner en rond. Par exemple, au lieu de dire « nous voulons accroître la notoriété de la marque », dites « nous voulons augmenter notre audience sur les médias sociaux de 30 % au cours du prochain trimestre ».
La clarté guidera les stratégies de votre agence et éliminera les conjectures.
En revanche, des objectifs vagues peuvent entraîner un désalignement et un gaspillage des ressources. Prenons l’exemple d’une agence qui, pour atteindre cet objectif, se concentre sur les relations publiques à grande échelle et la publicité dans les médias. Votre public principal pourrait cependant se composer de personnes âgées de 18 à 24 ans, plus enclines au numérique et actives sur toutes les plateformes sociales. Était-ce la bonne stratégie ?
Par conséquent, non seulement vous ne parvenez pas à vous engager efficacement auprès de votre public cible, mais vous dépensez également des ressources précieuses dans des stratégies inefficaces.
Au lieu de dire « nous voulons accroître la notoriété de la marque », dites « nous voulons augmenter notre audience sur les médias sociaux de 30 % au cours du prochain trimestre ».
Conseil n° 2 : Comprendre l’expertise de l’agence
Imaginez que vous engagez un chef de sushi renommé, puis vous lui demandez de vous cuisiner un steak. De la même manière, comprendre les compétences principales de votre agence vous permet de tirer parti de ses points forts. Une agence spécialisée dans le référencement n’est manifestement pas la mieux placée pour un projet de rebranding.
Cela se complique encore plus lorsqu’il s’agit d’agences « full stack » ou « 360 ». Ce sont des agences qui font un peu de tout. Ce qui leur confère souvent un avantage concurrentiel dans la création d’une campagne intégrée.
Une agence 360 ou full stack est une société de marketing et de publicité complète qui offre une large gamme de services pour soutenir la croissance d’un client. Elle est également appelée « full stack », car elle couvre tous les aspects du marketing et de la publicité.
Mais imaginons que votre entreprise soit confrontée à une crise de relations publiques et travaille avec une agence 360 connue pour ses prouesses en termes de réseaux sociaux.
Il se peut qu’elle soit mal équipée pour gérer les complexités de la gestion d’une crise de relations publiques. Leurs réponses risquent d’être trop lentes, de ne pas répondre aux préoccupations des parties prenantes ou même, parfois, d’envenimer la situation par inadvertance. La réputation de la marque pourrait s’en trouver ternie, la confiance des consommateurs diminuée et les ventes potentiellement réduites.
Posez donc des questions précises sur leurs projets et réalisations antérieurs. Ignorer cette étape risque de vous mettre dans une situation difficile, avec une agence mal équipée pour répondre à vos besoins.
La communication est essentielle
Conseil n° 3 : Faire le point régulièrement
La clé de toute relation, y compris avec votre agence, est la communication. Ne la laissez pas dans l’ignorance. Des check-in réguliers vous permettent d’orienter le navire dans la bonne direction. Par exemple, prévoir un appel hebdomadaire pour discuter des progrès et des mises à jour peut faire toute la différence.
À l’inverse, un manque de communication peut entraîner des malentendus. Et au moment où vous vous en rendrez compte, vous pourriez déjà être trop éloigné de votre objectif.
Voici les check-in à mettre en place dès le premier jour de votre collaboration :
- Un premier bilan 3 mois après la nomination de la nouvelle agence (ce délai dépend quelque peu de l’ampleur du projet)
- Une évaluation globale des performances (6 à 12 mois, en fonction de l’ampleur du projet)
- Un feedback immédiat après les réunions critiques ou les activités de la campagne
- Pour une campagne massive et continue, envisagez des vérifications hebdomadaires de l’avancement des travaux
- Pour les tâches ou les projets plus modestes, des réunions bihebdomadaires, voire mensuelles, sont plus courantes.
Chaque réunion doit avoir un ordre du jour précis afin de rester focalisé.
Il peut s’agir d’une vue d’ensemble des projets en cours, d’une mise à jour des tâches en cours, d’une discussion sur les obstacles éventuels et d’une planification stratégique pour l’avenir. Les deux parties doivent avoir la possibilité d’exprimer leurs préoccupations ou leurs suggestions. Pour garantir l’efficacité des réunions, envoyez l’ordre du jour à l’avance afin que chacun puisse se préparer.
La fréquence des réunions dépend de la complexité et de l’ampleur de vos projets.
Évitez de faire de la microgestion ou d’organiser trop de réunions. En effet, cela peut conduire à l’inefficacité et au burnout.
Conseil n° 4 : Favoriser une communication ouverte et honnête
Dites explicitement à votre agence : « Nous apprécions votre avis d’expert. N’hésitez pas à nous faire part de vos idées, petites ou grandes. Il n’y a pas de mauvaise idée »
Une politique de la porte ouverte contribue grandement à instaurer la confiance. Encouragez votre agence à exprimer ses idées, ses suggestions et ses préoccupations.
Sans cette ouverture, des idées essentielles pourraient ne jamais voir le jour.
Commencez par affirmer explicitement à votre agence : « Nous apprécions votre avis d’expert. N’hésitez pas à nous faire part de vos idées, petites ou grandes. Il n’y a pas de mauvaise idée, seulement un tremplin vers une excellente ». Encouragez-les à exprimer ouvertement leurs pensées, leurs suggestions et même leurs inquiétudes.
Aussi, vous pouvez mettre en place des « séances de partage d’idées ». Par exemple, dites-leur : « Chaque mois, consacrons un peu de temps au remue-méninges. Apportez vos idées les plus folles et les plus innovantes. Ensemble, sortons des sentiers battus ».
N’oubliez pas qu’une communication franche peut déboucher sur des solutions innovantes.
Conseil n° 5 : Utiliser les bons outils de collaboration
Les outils de collaboration ne manquent pas. En choisissant les bons, vous pouvez rationaliser la communication et faire en sorte que tout un chacun soit sur la même longueur d’onde. Par exemple, des outils comme Slack pour la communication, Trello ou Asana pour la gestion de projet, ou Google Drive pour le partage de fichiers peuvent vous être d’une grande utilité.
Voici un exemple de la liste d’outils pour Blue Ocean Robotics, qui reprend un grand nombre des outils les plus courants et pourrait servir d’inspiration :
- Gestion de projet : Trello avec le module complémentaire Scrum for Trello
- Communication: Slack, Skype, Google Hangouts, Gmail
- Notes : Trello, Google Drive
En proposant simplement le partage des fichiers sur Google Drive et non sur Word, vous vous assurez que tout le monde a accès aux dernières versions des fichiers. Ce qui réduit le risque de travailler sur des documents obsolètes.
Le suivi des étapes du projet sur Asana ou Trello (son petit cousin) peut rationaliser le flux de travail, réduire le risque de dépassement des délais et fournir une représentation visuelle de l’état d’avancement de votre projet. À cet effet, la communication interne avec toutes les parties prenantes devient plus facile.
Si vous ignorez toutefois cet aspect, vous pourriez vivre un cauchemar logistique.
En proposant : « Partageons nos fichiers sur Google Drive et non sur Word », vous vous assurez que tout le monde a accès aux dernières versions des fichiers, minimisant ainsi le risque de travailler sur des documents obsolètes.
Établir une relation de travail fructueuse
Conseil n° 6 : Faire confiance à l’agence
La confiance constitue le fondement de tout partenariat réussi. Laissez à votre agence la liberté créative de faire ce qu’elle fait le mieux. Après tout, vous l’avez engagée pour son expertise.
La confiance ne signifie pas renoncer à tout contrôle, mais plutôt favoriser un environnement dans lequel votre agence se sent habilitée à faire preuve de créativité, à proposer des stratégies innovantes et à les exécuter en toute confiance.
C’est leur dire : « Voici nos objectifs. Nous comptons sur votre expertise et votre créativité pour les atteindre ».
D’un autre côté, le manque de confiance peut étouffer la créativité et entraver la réussite de votre projet. Il s’agit de construire une relation symbiotique à long terme avec votre agence. Une relation dans laquelle elle n’est pas seulement un prestataire de services, mais un partenaire stratégique.
La confiance ne signifie pas renoncer à tout contrôle, mais plutôt favoriser un environnement dans lequel votre agence se sent habilitée à faire preuve de créativité.
Conseil n° 7 : Montrer son appréciation
N’oubliez pas que votre agence est votre partenaire, et non un simple prestataire de services. Un simple « merci » ou une reconnaissance pour un travail bien fait peut grandement contribuer à renforcer le moral de l’équipe. Ce n’est pas toujours une question d’euros et de centimes.
Négliger ce point pourrait entraîner une baisse de motivation et de productivité.
Conseil n° 8 : Respecter leur processus
Chaque agence dispose de sa propre méthode. Respecter son processus lui permet de livrer la meilleure prestation possible.
En tant que client, il peut être tentant d’insister pour que l’agence s’adapte entièrement à votre façon de faire. D’ailleurs, il est dans la nature humaine de trouver du réconfort dans ce qui est familier.
Néanmoins, cette approche peut être un obstacle à sa créativité, entraver sa productivité et finalement aboutir à des résultats moins qu’optimaux.
Respecter le processus d’une agence ne consiste pas à prendre du recul, mais à trouver un équilibre entre votre contribution et sa latitude créative.
Commencez par dire : « Nous comprenons et respectons votre processus créatif. Trouvons un moyen d’intégrer nos pratiques pour une productivité maximale. »
Cette approche coopérative montre que vous respectez leur expertise et que vous êtes à la fois intéressé et ouvert à la recherche d’un mode de collaboration mutuellement bénéfique.
Conseil n° 9 : Donner un retour d’information constructif
Personne n’aime être laissé en suspens, surtout quand il est question de performances. Ne tournez pas autour du pot.
Offrez un retour d’information clair et exploitable. Par exemple, au lieu de dire « Je n’aime pas le design », vous pourriez dire « Le design semble un peu chargé. Pouvons-nous le simplifier ?
Voici 5 règles à suivre pour donner un feedback à une agence :
Etre précis
Des commentaires tels que “Le contenu ne me semble pas correct” peuvent laisser votre agence dans l’expectative. Au lieu de cela, donnez des feedbacks détaillés.
Dites : « L’article de blog ne contient pas certains termes spécifiques au secteur avec lesquels notre public est familier, pourrions-nous les ajouter ? » ou « Le ton de l’article paraît trop formel pour notre jeune public, pourrions-nous le rendre plus conversationnel ? »
Des commentaires spécifiques éliminent les conjectures et fournissent à l’équipe de l’agence des points d’action clairs.
Se concentrer sur l’objectif, pas sur la solution
Plutôt que de donner des solutions, partagez les problèmes ou les objectifs.
Par exemple, au lieu de dire « Ajoutez plus d’images », vous pourriez dire « Nous devons rendre la page plus attrayante ». Pensez-vous qu’il serait utile d’ajouter d’autres éléments visuels ? »
Cette approche donne à l’agence la liberté créative de trouver la meilleure solution et permet de bénéficier de son expertise de manière efficace.
Etre ponctuel
Le feedback est meilleur s’il est servi chaud 🔥
Plus tôt vous donnerez un retour d’information, plus vite votre agence pourra procéder aux ajustements nécessaires. Des vérifications régulières et un feedback en temps opportun permettent de maintenir le projet sur la bonne voie et d’éviter l’aggravation des problèmes mineurs.
N’oubliez pas que votre agence souhaite connaître votre avis.
Faire l’éloge des points positifs
Un retour d’information constructif ne consiste pas seulement à signaler ce qui ne va pas, mais aussi à reconnaître ce qui va bien. Un mot d’appréciation peut stimuler le moral et la motivation.
Par exemple : « J’aime la façon dont vous avez retranscrit la voix de notre marque dans le texte. Bon travail ! »
Favoriser un dialogue ouvert
Encouragez votre agence à exprimer son point de vue et ses suggestions.
Vous pourriez dire : « Nous apprécions votre expertise. Qu’en pensez-vous ? » ou « Avez-vous des suggestions sur la façon dont nous pourrions améliorer ce projet ? » Un tel dialogue ouvert peut conduire à des solutions innovantes et renforcer la confiance.
Stratégies pour un succès à long terme avec votre agence
Conseil n° 10 : S’aligner sur les métriques et les indicateurs clés de performance (KPIs)
Les chiffres ne mentent pas. L’établissement de métriques et de KPIs clairs vous donne une mesure quantitative du succès.
Par exemple, si votre objectif est d’augmenter la visibilité de votre marque, votre KPI pourrait être le nombre d’impressions sur les réseaux sociaux. En l’absence de KPIs clés convenus, vous ne saurez pas exactement à quoi ressemble la réussite.
Rendez-les quantitatifs, rendez-les concrets et assurez-vous que les deux parties y adhèrent.
Conseil n° 11 : Rester ouvert aux nouvelles idées
L’innovation est l’élément constitutif du marketing. N’ayez pas peur de faire bouger les choses.
Adoptez les nouvelles idées et stratégies proposées par votre agence. Cela pourrait être l’étincelle qui propulsera votre entreprise vers de nouveaux sommets. Imaginez une agence qui miserait sur TikTok en 2017 ou enthousiaste à l’idée de lancer un podcast en 2010.
Si vous rejetez toutes les idées de votre agence marketing, vous pourriez passer à côté du prochain grand projet.
Conseil n° 12 : Penser à long terme, ne pas craindre le changement
Avec la bonne agence, un engagement à long terme peut être la pierre angulaire de la croissance de votre entreprise.
Une relation agence-client fructueuse n’est pas un sprint, c’est un marathon. S’engager dans un partenariat à long terme permet à votre agence de bien comprendre votre structure. Cela l’aidera à fournir des solutions sur mesure conduisant à de meilleurs résultats au fil du temps.
Pour autant, cela ne signifie pas que vous devez vous en tenir à une agence qui ne répond pas à vos attentes.
Tout comme vous ne resteriez pas avec une paire de chaussures qui ne vous va pas, rester avec une agence qui ne vous convient pas peut être préjudiciable à votre entreprise.
Travailler avec la mauvaise agence peut conduire à des stratégies incohérentes, à des objectifs mal alignés et, en fin de compte, à une croissance stagnante.
Et ce n’est peut-être pas une question d’expertise. Il peut s’agir de valeurs ou d’adéquation avec le secteur d’activité. Il se peut aussi que votre entreprise ait changé et qu’elle soit devenue trop grande pour votre fournisseur actuel.
Faites régulièrement le point sur les performances de votre agence et soyez prêt à prendre une décision difficile si les choses ne se passent pas comme prévu. N’oubliez pas qu’il est question de trouver le bon partenaire pour vous accompagner vers le succès.
Avec la bonne agence, un engagement à long terme peut être la pièce maîtresse de la croissance et de la prospérité de votre entreprise.
À ce propos…
Conseil n° 13 : Réviser et ajuster en permanence
La seule constante dans la vie est le changement. En réexaminant régulièrement vos stratégies et en les adaptant, vous garantissez la pertinence et l’efficacité de vos campagnes. Sachez que ce qui a fonctionné hier ne fonctionnera peut-être plus demain. Etre rigide et résistant au changement pourrait vous laisser derrière vos concurrents.
Voici comment procéder :
Définir les indicateurs
Tout d’abord, identifiez les indicateurs clés de performance pertinents pour votre projet. Cela peut concerner les mesures quantitatives telles que les ventes ou le trafic sur le site web, ou les mesures qualitatives comme la perception de la marque. Des KPIs clairs agissent comme une étoile polaire guidant la direction de votre projet.
Mesurer les performances
Comme un marin utilisant une boussole, mesurez systématiquement ces indicateurs pour évaluer les performances de votre agence. On peut citer les chiffres de vente mensuels ou les audits trimestriels de la marque.
Des mesures régulières vous permettent de suivre les progrès accomplis et de détecter rapidement les problèmes éventuels.
Comparer avec des points de référence
L’évaluation des performances ne se limite pas à la collecte de données ; elle implique également leur interprétation.
Comparez vos résultats aux références du secteur ou à vos propres données historiques. Si votre trafic organique a augmenté de 10 %, mais que la moyenne du secteur est de 20 %, il peut y avoir place à l’amélioration.
Organiser une réunion d’évaluation des performances
Une fois toutes ces données recueillies et analysées, tenez une réunion avec votre agence. Discutez des résultats, abordez les problèmes éventuels et demandez leurs avis.
L’objectif n’est pas de pointer du doigt, mais d’identifier les domaines à améliorer et de planifier les prochaines étapes.
Voici un cadre que vous pouvez utiliser pour votre évaluation des performances :
| Aspect | Considération | Points d’action | Comment ? |
| Moment de révision | – Nomination d’une nouvelle agence– Gestion continue | – Prévoir un premier blian quelques mois après la sélection de la nouvelle agence– Révisions régulières dans le cadre de la gestion courante– Feedback immédiat après les réunions critiques ou les activités de campagne | – Fixer des rappels pour les révisions dans votre calendrier– Utiliser les étapes d’un projet ou les lancements d’une campagne comme déclencheurs de révisions |
| Indicateurs | – Mesures quantitatives (campagnes réussies, retour sur investissement, etc.)– Mesures qualitatives (créativité, communication, réactivité, etc.) | – Identifier les mesures quantitatives clés en rapport avec les objectifs de l’entreprise– Identifier les mesures qualitatives clés qui reflètent les performances de l’agence au-delà des chiffres | – Passer en revue les objectifs de l’entreprise et identifier les indicateurs qui reflètent directement ces objectifs. Veiller à ce qu’ils soient clairs.– Communiquer dès le départ les aspects du travail de l’agence que vous appréciez, mais que vous ne pouvez pas mesurer numériquement comme la créativité ou le style de communication |
| Fréquence | — Révisions légères pour un suivi continu – Révisions approfondies pour une enquête et une analyse plus approfondies | — Révisions légères et régulières (par exemple, trimestriels) – Révisions approfondies moins fréquentes (par exemple, semestriels ou annuels) | N/A |
| Processus d’évaluation | – Évaluation bidirectionnelle– Simplicité– Gestion indépendante– Cohérence– Évolution et révision | – S’assurer que les deux parties apportent leur contribution et leur feedback– S’assurer que le processus est simple et facile à mener à bien– Envisager une gestion indépendante pour garantir l’impartialité– Conserver les questions clés au fil du temps pour assurer la cohérence– Réviser et mettre à jour le processus si nécessaire | — Utiliser un outil d’enquête pertinent qui favorise la communication entre les deux parties. |
| Rémunération | — Lier l’évaluation des performances à la rémunération | – Élaborer un programme d’évaluation des performances basé sur les KPIs– Lier la rémunération de l’agence aux résultats de l’évaluation des performances | – Identifier les KPIs reflétant les objectifs de l’entreprise et les performances de l’agence.– Négocier une structure de rémunération qui récompense l’agence pour avoir atteint ou dépassé ces KPIs |
Alors… Comment travailler au mieux avec mon agence ?
Construire une bonne relation agence-client n’est pas chose facile. Elle exige des efforts, de la compréhension et de la communication des deux côtés.
Une relation unilatérale ne peut qu’engendrer des malentendus et de la confusion. Et ce n’est pas une collaboration optimale.
Une vision d’ensemble, l’alignement sur les indicateurs clés de performance, l’ouverture à de nouvelles idées et l’engagement dans un partenariat à long terme permettent à votre relation de résister à toutes les tempêtes.
Enfin, la révision et l’ajustement continus sont vos garanties dans un paysage en constante évolution. Ce qui vous aide à maintenir la pertinence et l’efficacité.
Un mot sur votre nouvelle agence
Chaque étape que vous franchissez pour renforcer cette relation est un pas vers le développement de votre entreprise. Encouragez une communication ouverte, accueillez les nouvelles idées et engagez-vous à une croissance à long terme. Prenez le temps de reconnaître et d’apprécier les efforts de l’agence et de respecter ses procédures.
Les avantages seront doubles : si votre agence prospère, votre entreprise en fera de même.
Une relation agence-client prospère et productive ne profite pas seulement à l’agence. Cela conduit aussi à la croissance et au succès de votre entreprise. Le voyage vers ce partenariat enrichissant commence aujourd’hui.
