6 conseils pour créer un budget événementiel

Le budget est un élément crucial de tout événement. Qu’il s’agisse d’un événement de petite ou de grande envergure, il vous assure de rester dans les limites de vos possibilités financières.

Seule une utilisation efficace du budget permet à une entreprise d’optimiser son retour sur investissement.

Par ailleurs, la qualité de la planification du budget peut être le facteur décisif entre l’échec et le succès. En conséquence, la budgétisation des événements vous aide à déterminer la faisabilité économique des événements, à prendre des décisions clés et à évaluer le succès post-événement.

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Avant de planifier votre budget événementiel

Les budgets des événements sont fastidieux et évoluent constamment en raison des variables constamment ajoutées ou modifiées. Cependant, il est possible de rationaliser ce processus.

Vous pouvez vous engager dans une planification stratégique en considérant tous les détails de l’événement. Que vous soyez un organisateur ou simplement un chef d’entreprise chargé de prévoir un événement d’entreprise, voici quelques conseils utiles qui vous aideront à rationaliser le processus de création d’un budget événementiel.

Connaître les différents types de coûts liés à l’événement

Il existe deux types de coûts associés à un événement. Ce sont les coûts fixes et les coûts variables.

Les coûts fixes ne dépendent pas du nombre de participants. Par exemple, la location de la salle et les coûts environnementaux sont des coûts fixes.

La nourriture et les boissons sont des coûts variables, car ils dépendent du nombre de participants.

Connaître les objectifs de l’événement et les indicateurs de performance clé

Chaque événement est organisé dans un but précis. Avant de budgétiser un événement, il est essentiel de connaître les objectifs. En effet, ces derniers influent grandement sur le budget.

Que ce soit pour accroître la visibilité, constituer un fonds ou lancer un nouveau produit, veillez à aligner vos objectifs sur ceux des autres membres de l’entreprise.

Examiner les événements similaires et passés

Chaque événement est différent. Toutefois, si vous avez déjà organisé un événement similaire dans le passé, vous pouvez vous inspirer de ce plan et éviter de perdre du temps à planifier un événement.

Il s’avère plus facile de modifier un budget existant que de commencer la planification budgétaire à partir de zéro. Dans le cas où vous vous appuieriez sur un budget existant, n’oubliez pas que les coûts changeront au fil du temps.

Rechercher les variables individuelles de l’événement

Après avoir étudié les événements similaires et précédents, vous devez rechercher les différents composants et leurs coûts. Cela peut inclure :

• Le lieu,
• Le personnel,
• La nourriture et les boissons,
• Le transport,
• La sécurité,
• Etc.

Vous devez aussi voir la façon dont vous envisagez de faire la publicité de l’événement.

On parle alors de marketing événementiel, tel que :

• Le marketing des médias sociaux,
• Le marketing de contenu événementiel payant,
• Etc.

Mesurer le potentiel revenu

Lors de la préparation du budget événementiel, il faut être clair sur les revenus que vous souhaitez obtenir de l’événement (si cela fait partie des objectifs de votre événement). Les recettes peuvent provenir des :

• Billets,
• Parrainages,
• Biens et services vendus pendant l’événement,
• Etc.

En tout cas, il s’agit de votre source de revenus dans le cadre du budget de votre événement. Cela vous aidera, ainsi que les autres parties prenantes, à vous faire une idée du retour sur investissement de l’événement.

Une fois que vous avez une idée claire des dépenses à engager pour l’événement, vous pouvez décider du prix des billets et des formules de parrainage afin de savoir comment respecter le budget.

Que faut-il inclure dans un budget événementiel ?

Le budget de l’événement est la colonne vertébrale de la planification. Sans un budget approprié, il est impossible de déterminer si vous obtiendrez un retour sur investissement de l’événement et s’il y aura suffisamment d’argent pour maintenir l’événement.

Des budgets d’événements bien organisés sont essentiels pour prendre les bonnes décisions et aider les organisations à gagner ou à économiser de l’argent.

Un modèle de budget événementiel peut être utile pour planifier le budget de manière rationnelle. Celui-ci doit comprendre les dépenses suivantes et les adapter en fonction de l’événement organisé.

La répartition typique des dépenses pour la plupart des événements :

Examinons maintenant en détail ces différentes dépenses liées aux événements pour vous aider à prévoir les budgets futurs.

Rémunération du personnel

Le personnel habituel requis pour un événement concerne :

• Personnel sur place pour l’enregistrement, l’accueil des clients, etc.,
• Personnel pour le montage et le démontage,
• Personnel pour la livraison des repas.

Le recrutement de personnel pour un grand événement est une tâche importante pour une société de gestion d’événements. Les entreprises qui embauchent du personnel à la demande disposent de professionnels qualifiés et formés à divers programmes de gestion d’événements.

Lieu

Pour tout événement, le coût du lieu constitue la plus grande dépense du budget. Quelle que soit l’envergure de l’événement, le choix d’un endroit spacieux est crucial pour offrir aux invités une meilleure expérience. Les coûts communs y afférents sont :

• Le paiement,
• La location de salle,
• L’assurance.

L’équipement adéquat est également indispensable pour garantir le bon déroulement de l’événement. Des projecteurs, des ordinateurs, des microphones et d’autres équipements audiovisuels peuvent être nécessaires au moment de l’événement.

Voici les éléments faisant partie des coûts des équipements ou de technologie courants :

• Haut-parleurs ou microphones
• Applications
• Diffusion en direct des événements
• Générateurs.

Nourriture et boissons

La nourriture et les boissons ne sont pas un coût essentiel pour un événement. Néanmoins, l’organisation d’un événement avec de la nourriture et des boissons sera une expérience agréable pour les participants.

Les participants reviendront aux événements futurs si leur expérience actuelle est agréable. S’abstenir de fournir des repas aux participants peut réduire les ventes de billets.

En outre, le coût de la nourriture et des boissons dépend du nombre total de participants.

Ci-après quelques fourchettes de prix :

• Nourriture et boissons (petit-déjeuner) pour les événements d’entreprise à partir de 12 euros par personne,
• Buffets entre 15 et 30 euros par personne,
• Dîner officiel à partir de 40 euros par personne.

Selon l’heure du repas (petit-déjeuner, déjeuner, dîner, etc.), les prix peuvent varier.

Marketing

L’utilisation des médias sociaux est un moyen rentable de commercialiser votre événement. Aussi, vous avez la possibilité de poser des affiches ou de faire appel à une agence d’e-mailing marketing pour partager les détails de votre événement.

D’autre part, vous pouvez distribuer des documents ou des brochures à vos participants pour leur donner une image claire de l’événement. Engager un photographe professionnel est un autre moyen de le promouvoir.

Participants et intervenants

Inviter des conférenciers de renom à votre événement augmentera le budget événementiel. Vous devez également engager des frais d’hébergement pour vos participants et vos intervenants.

La présence d’un conférencier reconnu lors de l’événement attirera les participants, qui vivront une meilleure expérience. En revanche, cela alourdira votre budget. Enfin, tenez compte des frais pour le transport, les cadeaux et le paiement des orateurs invités.

Frais divers

Une fois le budget événementiel établi, pensez à garder 20 % du revenu total estimé pour les dépenses diverses ou les coûts imprévus.

Cela vous permettra de faire face aux urgences pendant l’événement. Il semble préférable d’engager diverses dépenses pour des fournitures supplémentaires ou d’autres coûts.

Comment réduire les coûts des événements ?

À l’évidence, les coûts des événements augmentent. D’ailleurs, il peut paraitre difficile d’organiser un événement dans le cadre d’un budget déterminé.

Voici donc des conseils pour minimiser les coûts et respecter le budget événementiel.

#1 Être flexible

Si vous êtes flexible quant au lieu, à l’heure et aux dates de votre événement, vous pouvez réduire les coûts. Vous ne devez pas chercher un hôtel particulier pour votre événement du fait qu’il a déjà eu lieu à cet endroit. Si vous êtes flexible sur les dates, vous pouvez économiser sur les coûts.

Vous pouvez choisir un endroit relativement moins cher plutôt que de vous en tenir à un endroit particulier qui pourrait s’ajouter à vos dépenses. Votre conférence peut commencer l’après-midi, ce qui vous évite de prévoir des frais de petit-déjeuner et de déjeuner.

#2 Envisager de partager un espace locatif

Ne vous contentez pas de louer des lieux d’événements exclusifs. Si possible, optez pour des espaces partagés qui valent beaucoup moins cher. De cette façon, vous pouvez réduire le coût global.

#3 Être proactif

N’attendez pas la dernière minute pour chercher votre fournisseur d’événements. Dès lors que le lieu et la date sont fixés, commencez à chercher des fournisseurs. Il sera plus facile pour vous et vos prestataires de mieux planifier et de livrer les matériels pour l’événement si la planification est faite bien à l’avance.

Les problèmes peuvent être résolus en communiquant. Ce qui n’est pas toujours possible lorsque vous ne cherchez des fournisseurs que quelques jours avant l’événement.

#4 Investir judicieusement

Quand vous investissez dans votre événement, vous devez le faire judicieusement. Par exemple, vous pouvez acheter vos éléments de décor et d’éclairage afin qu’ils puissent être utilisés de façon unique pour différents événements.

La réutilisation des composants pour différents événements est un moyen d’économiser de l’argent et s’apparente à une initiative écologique. En définitive, investir maintenant et utiliser les composants lors du prochain événement vous permettra d’économiser de l’argent.

#5 Économiser sur le Wifi et l’électricité

L’électricité coûte cher et peut alourdir le budget global de l’événement. Vous pouvez discuter avec votre fournisseur audiovisuel, les organisateurs de l’événement et les autorités hôtelières des moyens d’économiser sur le Wifi et l’énergie.

Pour ce faire, n’hésitez pas à comparer les tarifs des différents prestataires de services pour choisir le moins cher.

#6 Envisager des événements hybrides

Vous pouvez limiter les dépenses en organisant des événements hybrides. Dans ce cas, vous organisez l’événement à la fois en ligne et hors ligne.

Grâce à cette solution, réalisez des économies sur les frais de salle, de nourriture et de boissons ainsi que de l’hébergement.

Travailler avec une agence événementielle

L’organisation d’un événement implique de nombreuses responsabilités. Outre le budget événementiel, il existe de nombreux autres aspects à prendre en compte lors de la planification d’un événement.

Organiser un événement soi-même peut prendre beaucoup de temps et être stressant. Faire appel à une agence d’événementiel peut alors vous décharger d’un certain nombre de tâches.

Les organisateurs professionnels d’événements ont une vue d’ensemble et une bonne compréhension du système. Vous pouvez être sûr que l’événement sera organisé comme vous le souhaitez.

Les avantages de faire appel à une agence événementielle sont énumérés ci-dessous.

Économies de temps et d’argent

L’externalisation de votre prochain événement à une entreprise de gestion d’événements peut vous faire gagner du temps et réduire les coûts.

Une entreprise de gestion d’événements dispose de bonnes relations avec le réseau de sources telles que les hôtels, les lieux d’événements et les fournisseurs. Qui plus est, elle peut négocier en votre nom.

Celle-ci vous aidera à collecter plus pour l’argent que vous dépensez pour l’événement. Vous devez simplement décider sur la date et le lieu de l’événement. Le reste sera pris en charge par le prestataire.

Idées créatives

Lorsque vous sollicitez une entreprise de gestion d’événements pour organiser votre événement, elle vous fournira une liste d’idées créatives. Elle a testé plusieurs solutions pour vous donner des idées personnalisées en fonction de vos besoins.

Mieux encore, on vous proposera des idées dans le cadre du budget fixé. Grâce à leur expérience, les professionnels de la gestion d’événements savent comment faire de votre événement un succès et développer votre activité.

Expertise en matière de gestion budgétaire

Un événement peut être réussi s’il est planifié stratégiquement et si chaque détail est pris en compte. Aussi, il doit respecter le calendrier et le budget événementiel. Peu importe à quel point vous organisez les événements, il est possible que vous négligiez certains points.

Mais quand un organisateur d’événements travaille pour vous, il planifie en détail en considérant tous les processus logistiques, commerciaux et autres.

Ce professionnel est constamment tenu au courant et veille à ce que tout reste dans les limites du budget. Pendant que votre gestionnaire d’événements s’assure de l’exécution de chaque étape, vous avez l’esprit tranquille étant donné que rien ne dépasse le budget défini pour l’événement.

Mesurer le succès

L’organisation d’un événement est bien plus qu’une simple planification. Il y a beaucoup de travail à faire pendant et après l’événement.

Il existe plusieurs paramètres pour mesurer le succès d’un événement. L’agence événementielle utilise la bonne méthodologie pour évaluer ce succès.

Vous pouvez mesurer le niveau de satisfaction des participants à l’aide d’un mécanisme de retour d’information. Une entreprise de gestion d’événements reconnue vous aidera à mesurer le succès de l’événement afin que vous puissiez planifier en conséquence pour le prochain événement.

Meilleure gestion des risques

Même si un événement est bien planifié, il y a toujours des incertitudes comme une urgence médicale, une panne de courant ou un incendie. En externalisant la gestion de votre événement, vous êtes sûr d’avoir sur place un personnel expérimenté qui saura gérer ces cas imprévus.

Un planificateur d’événements veillera à ce qu’un plan de gestion de la sécurité soit préparé et soumis. Dans ce plan, le prestataire identifie tous les types de risques et énumère les stratégies pour y faire face.

Conclusion

Un budget événementiel aide les organisateurs d’événements à travailler selon certains paramètres. Ils savent qu’ils doivent exécuter le plan dans le cadre du budget établi. Plus celui-ci est bien planifié, plus l’exécution de l’événement sera harmonieuse.

Les budgets des événements sont tout aussi importants pour les hôtes que pour les organisateurs d’événements. On retrouve des outils de budgétisation pouvant être utilisés pour préparer ces budgets. Quel que soit le type d’événement organisé, il est toujours préférable de collaborer avec une agence événementielle réputée.

En outre, vous n’avez pas à vous soucier du budget événementiel ni des coûts cachés. Il est aussi essentiel d’examiner et de suivre le budget pour comprendre ce qui n’a pas fonctionné. Ainsi, vous pouvez déterminer les améliorations à apporter lors de votre prochain événement.