5 étapes pour faire un retroplanning efficace
Dernière date de mise à jour le : 17 février 2023 à 03:28 pm
5,00/5Dans un monde en perpétuelles mutations, où la gestion de projet peut vite prendre un chemin critique, il est primordial d’utiliser les bons outils et notamment les bonnes méthodes de planification.
L’objectif final d’un retroplanning ou rétro planning est de livrer un projet en bonne et due forme en temps voulu.
On trouve plusieurs avantages au retroplanning comme une gestion plus juste des coûts, des ressources humaines et matérielles.
À travers cet article vous apprendrez :
- Dans quelles situations utiliser cette méthode ?
- Comment faire un rétroplanning efficace ?
- Quels outils utiliser?
Qu’est-ce qu’un retroplanning ou rétro planning ?
Le retroplanning est un planning inversé. Il s’élabore à partir de la date de fin (deadline) du projet.
On va découper les différentes étapes du projet en tâches à réaliser en partant de la deadline du projet.
On aura donc les dates de commencement les plus tardives de chaque tâche pour que le projet soit livré en temps et en heure aux clients.
Un outil important de la gestion de projet
Le rétroplanning est une méthode de planification efficace puisqu’on organise les étapes du projet ou des projets à partir de la deadline et non de la date de début comme la plupart des plannings. Ce qui permet une meilleure organisation dans la gestion des différentes tâches entre elles.
En effet, la plupart des tâches sont interdépendantes. On ne peut pas les commencer sans que la tâche précédente ne soit terminée. C’est au chef de projet de les articuler entre elles et de prévoir si besoin une petite marge en cas d’imprévus.
Le rétroplanning permet au chef de projet, au client et ainsi qu’à l’ensemble des fournisseurs et collaborateurs d’avoir une vision globale du projet. Mais aussi de mesurer l’avancement du projet dans le temps.
Liste des avantages du retroplanning :
- Savoir quand débuter au plus tard le projet.
- Déterminer les ressources nécessaires à la réalisation d’un projet. Et donc le coût du projet, important pour respecter le cahier des charges.
- Vérifier la faisabilité de chaque tâche dans un délai imparti et définir leurs échéances.
- Donne une vision large et chronologique au chef de projet.
Quand utiliser un retroplanning ?
Attention, tous les projets ne sont pas forcément compatibles avec le rétroplanning, ou alors son efficacité sera limitée.
Cette méthode de gestion de projet est très efficace quand il y a une date de fin et surtout lorsque cette échéance est lointaine.
Le rétro planning est l’outil de planification préféré des chefs de projets évènementiels, que ce soit l’organisation d’un événement sportif ou encore d’un mariage. On le retrouve aussi souvent dans les gestions de projets BTP (Bâtiments Travaux Publics), numériques etc…
Par exemple c’est l’outil idéal pour planifier une campagne d’emailing ou encore la création d’une boutique e-commerce, d’un site internet, le lancement de produits ou de contenus sur les réseaux sociaux.
Alors ? Le rétroplanning est l’outil parfait pour votre projet !
Le retroplanning, par où commencer ?
Le rétro planning va donc être découpé en plusieurs tâches et sous tâches. Il faudra classer toutes les actions de façon logique, de la plus urgente à la plus tardive sans oublier que certaines tâches sont plus chronophages que d’autres.
Chaque tâche doit se voir assigner un responsable qui veillera à la bonne réalisation de celle-ci. De plus il faut définir des états pour se tenir informé des évolutions.
Par exemple :
- Réalisé,
- En cours,
- À faire,
- En retard,
- Etc.
Construire le retroplanning d’un projet étapes par étapes :
Nous allons donc voir plus précisément quelles sont les étapes de l’élaboration d’un rétroplanning.
Comment faire un rétroplanning ?
1- Lister et découper les tâches du projet
Cette étape est la première et c’est l’une des plus importantes, elle sera déterminante dans la compréhension des différentes étapes du projet pour vous et vos collaborateurs.
Il va donc falloir commencer par lister les différentes tâches et/ou objectifs nécessaires à la réalisation du projet.
Si besoin, il ne faut pas hésiter à recouper les tâches en sous-tâches afin que chaque action soit claire et précise pour tout le monde.
Par exemple la tâche « Envoyer les faire-part » peut être redécoupée en sous-tâches distinctes comme « Rédiger les faire-part » et « Poster les faire-part ».
Le découpage des tâches en sous-tâches est d’autant plus important que ce ne sera pas forcément la même personne qui réalisera la tâche. Dans une entreprise il se peut que des services différents se partagent le même objectif mais que chacun réalise la partie où il est le plus compétent.
Dans notre exemple la personne qui rédigera les faire-part ne sera pas forcément celle qui les postera. Cela permet au chef de projet, à l’organisateur d’allouer ici la personne qui à rédiger les faire-part à une autre tâche ou sous-tâche où elle sera plus productive et compétente.
Il est préférable d’utiliser des verbes à l’infinitif pour nommer chaque tâche/sous-tâche et marquer pour chaque étape le nom du responsable.
2- Définir les responsables de chaque tâche
Maintenant que le projet dans son ensemble est découpé en plusieurs actions, il faut attribuer une personne responsable pour chaque tâche ou sous-tâche définie.
Bien évidemment une même personne peut être et doit être responsable de plusieurs tâches ou sous-tâche. C’est au chef de projet de juger quelle sera la meilleure personne pour telle ou telle tâche.
3- Estimer la durée des tâches du projet
L’estimation de la durée des tâches est un élément important dans cette méthode de planification. Cela permet d’avoir une estimation des ressources humaines et financières dont vous aller avoir besoin.
En effet une mauvaise appréciation des durées peut vite entraîner des coûts supplémentaires et du retard sur le calendrier. Ce qui n’est pas souhaitable.
Il faut donc essayer d’être le plus réaliste, le plus juste possible dans l’estimation des durées. Ces dernières peuvent être mesurées en jours, semaines ou mois.
Conseil :
Il ne faut surtout pas hésiter à discuter avec vos collaborateurs. Partir à la recherche d’informations afin de savoir de combien de temps ont-ils besoin pour réaliser leur mission et ainsi ajuster les délais de réalisation et les dates de début de chaque mission.
Il y aura aussi des différences entre vos collaborateurs qui ne mettront pas tous le même temps pour faire la même tâche.
Il faut apprécier la durée au cas par cas.
4- Ordonner les tâches de manière chronologique.
Après avoir découpé et détaillé toutes les étapes du projet, il est temps d’ordonner les missions dans l’ordre chronologique (planification inversée).
Il est important de repérer les dépendances entre les tâches, certaines ne peuvent pas débuter tant qu’une autre n’est pas fini, il faut donc les mettre à la bonne place.
On recherche ici une optimisation de la synchronisation des différents éléments pour assurer une remise en bonne et due forme à la date de livraison.
Le diagramme de PERT :
Pour se faire, l’idéal est d’utiliser le diagramme de PERT (Program Evaluation and Review Technic). C’est un outil visuel d’ordonnancement et de planification de projet.
Son objectif est d’organiser les tâches sous forme d’un réseau afin de bien visualiser les connexions entre les différentes étapes, le temps d’exécution et les interdépendances.
Le diagramme PERT offre une méthode complète pour définir les dépendances et identifier les étapes les plus longues qui déterminent la durée maximum du projet (chemin critique). Il permet de préparer le diagramme de Gantt.
5- Mise en forme du rétroplanning dans un diagramme
Le diagramme de Gantt : un outil indispensable dans la gestion de vos projets.
Pour l’organisation de la disposition de ces différentes étapes dans le calendrier il est préférable d’utiliser des outils connus en management comme le diagramme de Gantt et partir de la date de fin pour ordonner les objectifs et sous objectifs.
Après avoir décidé de l’ordre optimum des tâches avec l’aide de l’outil PERT il va falloir rentrer toutes les tâches dans le diagramme.
Dans ce diagramme il est important d’indiquer pour chaque mission le nom du responsable ainsi que l’état de celle-ci afin d’avoir un aperçu de l’avancement des travaux.
Il ne faut pas hésiter à inscrire une date limite de début. Exemple : commencer au plus tard le 12 Avril. Il faut imposer un cadre pour que tout le monde respecte au mieux les délais.
La planification inversée d’un projet à travers un diagramme de Gantt peut être réalisée via le logiciel Excel.
Conseil :
Pour éviter de prendre trop de retard lors d’un projet, il peut être intéressant d’intégrer dans le rétroplanning une étape de contrôle après la fin de chaque objectif.
Conclusion
Vous êtes maintenant en possession de toutes les connaissances nécessaires à la réalisation d’un rétroplanning si votre projet est compatible.
Avec l’aide de votre rétroplanning, vous êtes capable de déterminer la date de début idéale de votre projet. À vous d’estimer si la date de début qui ressort de ce planning est légitime ou pas.
Ne soyez ni trop optimiste ni trop pessimiste quant à la vitesse de réalisation du projet. Il arrive parfois qu’il y ait des imprévus qui vous mettent en retard sur le calendrier, mais il n’y en a pas forcément à toutes les étapes.
Essayez d’être le plus juste et le plus réaliste possible dans votre gestion des délais.
Ce planning n’est pas seulement un dispositif pour vous indiquer quand vous devez avoir fini une quelconque tâche.
Il doit aussi être un moyen de pilotage du projet. Vous pouvez l’utiliser pour chiffrer les ressources dont vous aurez besoin. Déterminer le nombre de collaborateurs et donc le coût de votre projet.
À vous de réaliser un bon retroplanning
Au terme de cet article vous avez pu comprendre à quoi servait un rétro planning et vous savez maintenant quand l’utiliser. Vous n’aurez qu’à suivre ces étapes et vous arriverez grâce à cet outil à avoir une vision globale de votre projet, de l’organisation de votre événement.
N’hésitez pas à mettre en place ce rétroplanning à l’aide de vos collaborateurs (brainstorming etc…), ce sont eux qui vous aideront à livrer le projet en temps et en heures, et c’est ce qui compte !
N’oubliez pas qu’il y aura toujours des imprévus dans n’importe quelles missions que vous aurez.
Même avec cette méthode de planification inversée.
