Qu’est-ce qu’une conférence de presse et comment en faire une ?

En allumant ou en regardant la télévision, vous êtes certainement déjà tombé sur une conférence de presse. Celle-ci peut avoir été tenue par une personne politique, une célébrité ou un artiste visant à informer un maximum de personnes sur un sujet particulier.

D’ailleurs, les sujets évoqués à cette occasion peuvent être très variés et vous souhaitez peut être tenir une conférence de presse pour votre marque.

Dans la suite de cet article, nous expliquons plus précisément ce qu’est une conférence de presse et ses différents usages.

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Conférence de presse : définition

Une conférence de presse est un événement organisé dans le but d’informer le public et de répondre aux questions des journalistes. Le but d’une conférence de presse est d’attirer l’attention des médias et du grand public sur une histoire potentielle.

En général, on l’utilise pour les campagnes politiques, les états d’urgence ou à des fins promotionnelles. On peut aussi l’utiliser pour résoudre un problème de relations publiques.

Par exemple, pour s’excuser publiquement par rapport à un geste ou un propos mal placé qui a fait polémique.

Lorsqu’une entreprise organise une conférence de presse, c’est pour profiter de la couverture médiatique qu’il est possible d’en tirer. En effet, cela lui permet de faire passer son message rapidement à un grand nombre de personnes.

Dans le cas d’une personnalité politique, la conférence de presse sert à exprimer une opinion sur un projet de loi, à affirmer une position concernant une question importante ou calmer les craintes des citoyens.

Parfois même, une conférence de presse peut être organisée en urgence après une crise ou une catastrophe. L’évènement est par la suite reporté par plusieurs médias comme les journaux, les journaux télévisés, les magazines et les blogs.

Comment fonctionne-t-elle ?

La conférence de presse est le plus souvent dirigée par un chargé de communication, un dirigeant d’entreprise, un politicien ou un fonctionnaire. Une personnalité comme une entité peut donc organiser un tel évènement.

Avant cela, elle doit toutefois publier un communiqué de presse décrivant la nature de l’évènement.

Quoi qu’il en soit, à l’occasion d’une conférence de presse, un ou plusieurs conférenciers prennent la parole devant le public. Il leur incombe également de répondre aux questions des journalistes qui seront présents.

Qu’est ce qu’une conférence de presse pour une entreprise ?

L’exposition médiatique est une occasion pour faire connaître votre marque à un public plus large, voire même une occasion pour bénéficier d’une meilleure influence et d’une plus grande présence sur le marché.

Cependant, là n’est pas la seule raison pour laquelle vous pouvez organiser une conférence de presse.

Entre autres, une conférence de presse sert à :

• Présenter un nouveau produit et sa date de lancement ;
• Dévoiler une nouvelle campagne publicitaire ;
• Annoncer un évènement caritatif appuyé par une célébrité ;
• Dévoiler un nouveau site de construction, de fabrication ou de vente ;
• Annoncer l’arrivée ou le départ d’un cadre ;
• Faire part de nouvelles intéressantes concernant votre marque ou vos produits ;
• Répondre à des controverses.

Ce ne sont là que des exemples parmi tant d’autres, mais vous pouvez planifier une déclaration médiatique pour d’autres raisons.

Cependant, il faut tout de même veiller à ce que la déclaration soit digne d’intérêt pour les médias. C’est pourquoi il est intéressant de savoir comment organiser une conférence de presse.

En étant bien exécutée, cette dernière vous donnera la visibilité souhaitée. De plus, l’organisation d’une telle communication revient moins chère qu’une campagne de publicité de grande envergure.

Préparation de la Conférence de Presse

La réussite d’une conférence de presse repose sur une préparation minutieuse et une planification bien pensée. Cette partie explore les étapes essentielles pour organiser une conférence de presse percutante et efficace dans le cadre de votre stratégie marketing.

Définir les objectifs de la conférence

Avant de vous lancer dans la planification de la conférence de presse, il est crucial de clarifier vos objectifs. Posez-vous les questions suivantes :

• Quel message voulez-vous communiquer ? Assurez-vous que votre message est clair, concis et aligné sur votre stratégie marketing globale.
• Quels sont les résultats que vous souhaitez obtenir ? Souhaitez-vous accroître la notoriété de votre marque, promouvoir un nouveau produit, annoncer une collaboration importante ou partager des informations importantes avec votre public cible ?
• Quel impact attendez-vous de cette conférence de presse sur votre entreprise et votre image de marque ?

Répondre à ces questions vous aidera à définir des objectifs spécifiques et mesurables pour la conférence de presse, ce qui vous permettra d’évaluer son succès ultérieurement.

Sélectionner le bon moment et lieu

Le choix du moment et du lieu pour la conférence de presse est essentiel pour maximiser son impact. Voici quelques conseils à prendre en compte :

• La date : Évitez les jours fériés, les week-ends ou les jours où d’autres événements majeurs risquent de détourner l’attention des médias et du public. Optez pour un jour de semaine où la presse et votre public cible sont disponibles.
• L’heure : Choisissez une heure qui convient aux horaires des journalistes et qui ne se chevauche pas avec d’autres événements importants.
• Le lieu : Sélectionnez un lieu facilement accessible pour les journalistes et les participants. Assurez-vous que le lieu est en accord avec l’image de votre marque et qu’il offre les équipements nécessaires pour une conférence de presse réussie.

Identifier les parties prenantes et les invités

Une conférence de presse bien organisée rassemble différents acteurs clés. Identifiez les parties prenantes importantes qui doivent être présentes à l’événement :

• Les porte-paroles : Choisissez des porte-paroles charismatiques et compétents, capables de bien communiquer votre message aux médias et au public.
• Les médias : Établissez une liste de journalistes, rédacteurs et influenceurs pertinents pour votre secteur d’activité. Invitez-les personnellement et tenez-les informés des détails de la conférence.
• Les partenaires et les invités spéciaux : Si vous collaborez avec d’autres entreprises ou personnalités pour la conférence, assurez-vous de les inclure dans la liste des invités.

En identifiant clairement les parties prenantes et les invités, vous pouvez personnaliser les invitations et vous assurer que les bonnes personnes sont présentes pour contribuer au succès de votre conférence de presse.

En suivant ces étapes pour la préparation de la conférence de presse, vous jetterez les bases d’un événement réussi qui attirera l’attention des médias, renforcera votre position sur le marché et contribuera à l’atteinte de vos objectifs marketing.

Création de l’Annonce de la Conférence

Maintenant que vous avez défini les objectifs de votre conférence de presse et que vous avez choisi le moment et le lieu, il est temps de créer une annonce percutante pour susciter l’intérêt des médias et du public. Cette partie se concentrera sur les stratégies clés pour promouvoir efficacement votre événement à travers un communiqué de presse, les médias sociaux et des collaborations avec des influenceurs et partenaires.

Rédiger un communiqué de presse percutant

Le communiqué de presse est l’outil de base pour annoncer votre conférence de presse aux médias. Voici quelques conseils pour rédiger un communiqué de presse percutant :

• Titre accrocheur : Choisissez un titre concis mais captivant qui résume l’essence de votre conférence de presse. Utilisez des mots clés pertinents pour attirer l’attention des journalistes et du public.
• Message clair : Commencez par un paragraphe d’introduction qui présente les principaux points de la conférence, y compris la date, l’heure, le lieu et l’objectif. Mettez en évidence les informations importantes dès le début pour capter l’intérêt du lecteur.
• Valeur ajoutée : Mettez en avant les avantages et les informations exclusives que les participants pourront obtenir en assistant à la conférence. Montrez aux journalistes pourquoi il est essentiel de couvrir votre événement.
• Informations pratiques : Fournissez toutes les informations nécessaires pour permettre aux médias et au public de participer facilement à la conférence. Incluez les coordonnées de contact pour les demandes de renseignements supplémentaires.
• Format professionnel : Assurez-vous que votre communiqué de presse est bien structuré, sans fautes d’orthographe et dans un format facile à lire. Utilisez des citations des porte-paroles de l’entreprise pour rendre le texte plus vivant et authentique. Ci-dessous l’exemple d’un communiqué de presse du gouvernement.

Utiliser les médias sociaux pour promouvoir l’événement

Les médias sociaux sont un puissant outil pour accroître la visibilité de votre conférence de presse. Voici comment les utiliser efficacement :

• Hashtags : Créez un hashtag unique et facile à mémoriser pour votre conférence de presse. Encouragez les participants et les médias à l’utiliser lorsqu’ils parlent de l’événement sur les réseaux sociaux.
• Contenu engageant : Publiez des messages attractifs sur les médias sociaux pour informer les gens de l’événement, susciter leur curiosité et les inciter à s’inscrire. Utilisez des images, des vidéos et des graphiques pour rendre le contenu plus attractif.
• Promotion croisée : Collaborez avec des partenaires, des influenceurs et des intervenants de la conférence pour qu’ils partagent également l’annonce de l’événement sur leurs réseaux sociaux. Cela permettra d’atteindre un public plus large.
• Live-tweeting : Pendant la conférence de presse, encouragez les participants à partager des mises à jour en direct sur les réseaux sociaux en utilisant le hashtag de l’événement. Cela générera de l’engagement et permettra à ceux qui ne peuvent pas être présents physiquement de suivre l’événement.

Collaborer avec des influenceurs et partenaires

Impliquer des influenceurs pertinents pour votre industrie peut donner un élan supplémentaire à votre conférence de presse. Voici comment collaborer avec eux :

• Sélection des influenceurs : Identifiez les influenceurs qui ont un public cible aligné avec vos objectifs marketing. Recherchez ceux qui ont déjà exprimé de l’intérêt pour des sujets similaires à ceux abordés lors de votre conférence.
• Invitations personnalisées : Invitez les influenceurs de manière personnalisée et montrez-leur comment leur participation bénéficiera à leur propre communauté. Offrez-leur des avantages exclusifs pour leur présence.
• Co-création de contenu : Collaborez avec les influenceurs pour créer du contenu promotionnel attrayant autour de la conférence de presse. Cela peut inclure des vidéos d’introduction, des articles de blog ou des interviews pré-événement.
• Suivi après l’événement : Continuez à entretenir des relations avec les influenceurs après la conférence. Partagez les moments forts de l’événement avec eux et remerciez-les pour leur contribution.

En suivant ces étapes pour créer l’annonce de votre conférence de presse et en exploitant les médias sociaux ainsi que des collaborations stratégiques, vous pourrez générer un buzz autour de votre événement et attirer l’attention des médias et du public, maximisant ainsi l’impact de votre stratégie marketing.

Organisation et Logistique

Une fois que l’annonce de votre conférence de presse a suscité l’intérêt des médias et du public, il est temps de vous concentrer sur l’organisation et la logistique pour assurer le bon déroulement de l’événement. Cette partie abordera les aspects clés de la mise en place de l’espace de la conférence, la préparation du matériel nécessaire et la gestion des aspects techniques pour créer une expérience réussie pour les participants et les médias.

Mise en place de l’espace de la conférence

Le lieu de votre conférence de presse doit être aménagé de manière professionnelle et accueillante. Voici quelques points importants à considérer lors de la mise en place de l’espace :

• Podium et estrade : Placez un podium surélevé pour les porte-paroles afin qu’ils soient clairement visibles par le public et les médias.
• Sièges et disposition : Organisez les sièges de manière à ce que tous les participants aient une vue dégagée du podium. Vous pouvez opter pour une disposition en théâtre ou en salle de classe, selon le nombre de participants attendus.
• Signalétique : Utilisez des panneaux et des affiches avec le logo de votre entreprise et le nom de la conférence pour renforcer l’identité visuelle de l’événement.
• Espace médias : Aménagez une zone réservée aux médias équipée de tables, de prises électriques et d’une connexion Wi-Fi pour faciliter leur couverture de l’événement.

Prévoir le matériel nécessaire

Assurez-vous d’avoir tout le matériel requis pour garantir le bon déroulement de la conférence de presse. Voici une liste de certains éléments essentiels :

• Micros : Prévoyez des micros sans fil pour les porte-paroles et les participants afin que tous puissent être entendus clairement.
• Supports visuels : Préparez des supports visuels attrayants tels que des diaporamas, des vidéos ou des démonstrations pour accompagner les discours des porte-paroles.
• Documents d’information : Fournissez aux médias des dossiers de presse contenant des informations détaillées sur votre entreprise, la conférence et les annonces importantes.
• Goodies et cadeaux : Offrez des goodies et des cadeaux promotionnels aux participants pour renforcer leur engagement et rappeler votre marque.

Gérer les aspects techniques

La gestion des aspects techniques est cruciale pour une conférence de presse réussie. Voici quelques points à prendre en compte :

• Son et éclairage : Assurez-vous que le son est clair et bien réglé pour que les discours soient audibles sans difficulté. De même, veillez à un bon éclairage pour des enregistrements et des photos de qualité.
• Retransmission en ligne : Si vous prévoyez de diffuser la conférence en direct sur Internet, assurez-vous d’avoir une connexion Internet fiable et un matériel adapté à la diffusion en streaming.
• Enregistrement de la conférence : Prévoyez de filmer ou d’enregistrer la conférence pour en conserver une trace et pouvoir partager les moments forts par la suite.
• Gestion des questions : Prévoyez un système pour gérer les questions des médias et des participants, que ce soit en les invitant à poser des questions en direct ou en les collectant à l’avance.

En prenant soin de l’organisation et de la logistique de votre conférence de presse, vous créerez un environnement professionnel et bien orchestré, ce qui permettra aux participants et aux médias de se concentrer sur le contenu de l’événement et d’en tirer le meilleur parti dans le cadre de votre stratégie marketing.

Réalisation de la Conférence de Presse

La partie la plus attendue de votre stratégie marketing est arrivée : la réalisation de la conférence de presse. Cette étape cruciale consiste à accueillir les participants et les médias, à structurer le déroulement de l’événement et à veiller à ce que les discours soient maîtrisés pour maximiser l’impact de votre message.

Accueillir les participants et les journalistes

Lorsque les participants et les médias arrivent à la conférence, l’accueil est primordial pour créer une atmosphère positive et professionnelle. Assurez-vous d’avoir un personnel d’accueil chaleureux et bien informé pour accueillir les invités, les guider vers l’enregistrement et répondre à leurs questions.

Mettez en place un processus d’enregistrement efficace pour que les participants récupèrent leurs badges d’identification et tout autre matériel nécessaire. Fournissez-leur une pochette avec tous les documents importants de la conférence, y compris le programme, les fiches d’information et tout autre matériel utile.

Structurer le déroulement de la conférence

Pour assurer une conférence de presse fluide et captivante, une bonne structure est essentielle. Organisez les interventions de manière logique et cohérente, en plaçant les annonces les plus importantes en début de programme pour capter immédiatement l’attention.

Commencez la conférence à l’heure prévue et suivez le programme établi. Veillez à ce que le timing soit respecté pour ne pas dépasser la durée prévue. Commencez par une introduction engageante pour présenter l’événement, les objectifs et les intervenants.

Faites vos annonces clés avec conviction et assurez-vous que les informations transmises sont claires et compréhensibles. Si possible, incluez des témoignages ou des démonstrations pour illustrer l’impact positif de vos produits ou services.

Terminez la conférence de presse par un résumé des points clés et en remerciant les participants et les médias pour leur présence.

Maîtriser son discours et la communication non verbale

Les porte-paroles de votre entreprise jouent un rôle crucial dans la réussite de la conférence de presse. Assurez-vous qu’ils se sont entraînés à l’avance pour maîtriser leur discours, être clairs et convaincants.

La communication non verbale est tout aussi importante que les mots. Encouragez les porte-paroles à adopter une posture confiante et ouverte pour communiquer efficacement. Le langage corporel envoie des signaux puissants, il est donc essentiel qu’ils paraissent à l’aise et engagés.

Les porte-paroles doivent être prêts à répondre aux questions des médias avec transparence et assurance. Si une question n’a pas de réponse immédiate, ils doivent s’engager à fournir une réponse plus tard.

Veillez à ce que les discours et les réponses aux questions soient adaptés au temps imparti pour que la conférence reste dans les délais.

En suivant ces étapes pour la réalisation de votre conférence de presse, vous créerez une expérience mémorable pour les participants et les médias. Vous permettrez à votre message marketing de briller à travers un événement bien organisé et professionnel, renforçant ainsi l’image de votre marque et atteignant vos objectifs de communication.

Interaction avec les Médias et Réponses aux Questions

Une fois que les discours ont été prononcés lors de la conférence de presse, l’interaction avec les médias et les réponses aux questions prennent le relais. Cette partie est cruciale pour établir des relations positives avec les journalistes et diffuser votre message de manière efficace. Voici les points clés pour gérer cette phase avec succès.

Accueillir les questions des médias avec assurance

Lorsque les discours sont terminés, ouvrez la séance aux questions des médias. Encouragez les journalistes à poser des questions en les invitant à s’exprimer sur les sujets abordés lors de la conférence. Soyez attentif et réactif aux questions posées, même si certaines peuvent être plus difficiles à répondre que d’autres.

Répondez aux questions avec assurance et transparence. Si vous n’avez pas de réponse immédiate à certaines questions, admettez-le honnêtement, et assurez-vous de fournir des réponses complètes après avoir effectué les recherches nécessaires. Soyez toujours respectueux envers les journalistes et montrez que vous prenez leurs questions au sérieux.

Gérer les interviews individuelles et collectives

Après la session de questions-réponses, il est possible que certains médias souhaitent mener des interviews individuelles avec les porte-paroles de votre entreprise. Accordez-leur du temps en fonction de leur emploi du temps, et soyez prêt à discuter davantage des sujets abordés lors de la conférence.

Préparez les porte-paroles à des interviews individuelles et collectives en leur rappelant les messages clés à transmettre. Assurez-vous qu’ils sont prêts à répondre aux questions supplémentaires des journalistes de manière cohérente avec le discours de la conférence.

Faire preuve de professionnalisme face aux médias

Pendant toute la durée de la conférence de presse, assurez-vous que les porte-paroles de votre entreprise font preuve de professionnalisme. Cela inclut non seulement la manière dont ils répondent aux questions, mais aussi leur comportement en général.

Soyez poli et respectueux envers tous les journalistes présents, qu’ils soient des médias traditionnels ou des médias en ligne. Accordez-leur le temps nécessaire pour couvrir l’événement et faites en sorte qu’ils se sentent bien accueillis.

Assurez-vous également que les porte-paroles restent fidèles aux messages clés de la conférence et qu’ils ne s’écartent pas du sujet. Cela garantira une cohérence dans la communication et aidera à renforcer le message que vous souhaitez transmettre.

Faire le suivi avec les médias après la conférence

Une fois la conférence de presse terminée, le travail n’est pas encore terminé. Faites le suivi avec les médias présents en leur envoyant un résumé de l’événement, des photos de haute qualité et des liens vers les vidéos enregistrées.

Répondez rapidement aux demandes de suivi des journalistes et assurez-vous de fournir toutes les informations supplémentaires dont ils pourraient avoir besoin pour rédiger leurs articles ou leurs reportages.

Analyser les retombées médiatiques et les réactions du public

Après la conférence de presse, prenez le temps d’analyser les retombées médiatiques de l’événement. Consultez les articles de presse, les reportages télévisés et les publications sur les médias sociaux pour évaluer l’impact de la conférence.

Mesurez l’efficacité de la conférence en fonction des objectifs que vous avez définis au départ. Évaluez si les messages clés ont été transmis de manière efficace et si les médias ont bien couvert l’événement.

En réalisant cette partie avec succès, vous renforcerez votre image de marque et gagnerez en crédibilité auprès des médias et du public. Vous pourrez également mesurer l’impact de la conférence sur votre stratégie marketing et ajuster vos futures actions en fonction des résultats obtenus.

La déclaration de presse sur le web

Une déclaration de presse peut parfaitement se faire sur la toile. Cela ne signifie pas pour autant que son importance est moindre. Au contraire, elle présente de gros avantages comparés à une conférence en présentiel.

Entre autres, ni les conférenciers ni les médias n’ont à se déplacer. Ce qui représente un gain de temps pour tout le monde. Un autre avantage de la conférence digitale est sa rapidité d’organisation.

Néanmoins, il faut respecter certaines conditions pour tenir une conférence de presse par internet. Déjà, vous devez avoir une caméra, une connexion internet et un contrat avec une société d’hébergement. Cette dernière prendra le flux vidéo de la conférence et le compressera sous format d’un codec numérique comme MPEG, Windows Media ou QuickTime. La transmission est ensuite codée pour être lue sur un réseau IP.

Il va de soi que les journalistes doivent également posséder une connexion internet. D’ailleurs, pour les inviter à assister à votre conférence de presse vidéo, utilisez un logiciel de conférence web de bureau. Ce logiciel fusionnera avec les applications de messagerie instantanée ou les adresses mail existantes pour l’envoi des invitations.

Il faut également souligner qu’avec une conférence de presse à distance, il y a la possibilité de :

• Enregistrer l’évènement et l’archiver pour que les journalistes absents puissent télécharger la vidéo plus tard.
• Partager l’écran pour montrer à l’assistance des graphiques, des diaporamas et des présentations PowerPoint.
• Activer une option de messagerie instantanée pour que les journalistes puissent poser des questions aux conférenciers.
• Vérifier qui était présent en ligne pour la conférence.

Les limites de la communication médiatique sur internet

Organiser une conférence de presse sur internet ne présente malheureusement pas que des avantages. Effectivement, l’assistance peut obtenir des réponses à leurs interrogations, mais elle ne peut pas prendre de photos. Aussi, du fait de la basse qualité du flux de la vidéo, les chaînes de télévision ne peuvent pas la rediffuser.

Contourner ces limites est possible si vous organisez les deux types de conférence de presse (en présentiel et à distance) simultanément.

D’un côté, les journalistes pourront filmer la scène et prendre des photos.

De l’autre côté, ceux qui sont dans l’impossibilité de se rendre sur place pourront assister à l’événement depuis leur bureau.

Conclusion

La conférence de presse est principalement un outil qui vous permettra d’obtenir une bonne visibilité médiatique, tout en diffusant votre message rapidement à un grand nombre de personnes.

Cependant, afin d’obtenir le résultat escompté, il vous sera nécessaire d’avoir une information digne de l’intérêt des journalistes ainsi qu’établir une stratégie pour les convaincre d’être présents lors de votre conférence de presse.

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