Les 4 caractéristiques d’un master data management
5,00/5De nos jours, les entreprises regorgent d’informations. Les données de base des clients, des produits, des fournisseurs, des collaborateurs et des stratégies marketing sont collectées et utilisées.
Pour pouvoir utiliser ces informations de manière rentable, il faut qu’elles soient toujours à jour et correctes. Ce qui nécessite une bonne gestion.
Ce qui peut sembler peu compliqué au premier abord représente un défi à ne pas sous-estimer pour les entreprises modernes, vu l’immense flux de données actuel. C’est précisément là que la gestion des données de base ou Master Data Management (MDM) entre en jeu.
Une bonne gestion des données de base s’avère indispensable pour maintenir un niveau élevé des stocks de données existants. Dans ce cas, on parle également d’un « ensemble de données en or ».
Que sont les données de base ?
Le terme anglais master data s’utilise souvent pour désigner les données de base. Il s’agit d’informations qui sont relativement statiques, c’est-à-dire qui ne changent pas régulièrement.
Dans une entreprise, il peut s’agir par exemple de données relatives aux :
- Clients,
- Produits,
- Fournisseurs,
- Partenaires,
- Collaborateurs,
- L’entreprise elle-même.
Les données de base des clients jouent un rôle essentiel dans de nombreuses structures, tant à des fins logistiques que dans le domaine du marketing. On retrouve entre autres le nom du client, sa date de naissance, son adresse actuelle et son numéro de téléphone.
En lisant cette liste, il apparaît clairement que certaines informations, telles que la date de naissance du client, ne subissent jamais de modification. De même, le nom, l’adresse ou d’autres données de base ne sont en général que rarement changés.
Aux données de base relativement statiques s’opposent les données transactionnelles. Celles-ci se caractérisent par une plus grande dynamique. Ce sont des informations qui changent fréquemment, à l’instar de la dernière commande d’un client.
Qu’est-ce que le master data management ?
Après avoir assimilé l’utilité des données de base, il semble plus facile de comprendre le master data management. Il s’agit de gérer une multitude d’informations. Toutefois, c’est une tâche bien plus complexe qu’on ne le pense.
De nombreuses données d’entreprise sont utilisées de façon transversale par les différents départements et sont éventuellement stockées dans différents systèmes. Il en résulte inévitablement un risque que la base de données manque suffisamment d’entretien.
Le manque de visibilité peut être un problème tout aussi important que les données obsolètes. Dans de tels cas, la consultation et l’utilisation des informations présentent de grands défis.
Si l’on se pose par exemple la question des marges bénéficiaires de certains produits, de la performance de certains départements ou de certaines caractéristiques du groupe cible, il peut se révéler difficile d’y répondre si les données pertinentes se montrent inorganisées et inaccessibles.
C’est là qu’intervient le master data management. Cette méthode stratégique de gestion des données permet de s’assurer une bonne cohérence. Dans les différents départements et systèmes, l’abondance d’informations est gérée correctement afin d’être facilement accessibles à tout moment.
Il incombe aussi au master data management de veiller à ce que les données soient toujours à jour et correctes. En outre, la sécurité des données fait partie des tâches de la gestion des données de base.
Les 4 caractéristiques d’un master data management
Le type de master data management varie en fonction du secteur. Néanmoins, quelques caractéristiques leur sont communes.
- Relativement statique : les données de base ne changent que très rarement par rapport à d’autres ensembles de données. Plusieurs informations demeurent invariablement inchangées.
- Aucune donnée transactionnelle : bien que les données de base fassent partie du processus d’achat ou de vente, elles ne font pas partie des données de transaction.
- Complexe : la collecte de données de base donne lieu à des ensembles de données volumineux avec différentes composantes. La gestion de cette enveloppe d’informations est donc très complexe.
- Précieux : la collecte, le stockage et l’analyse des données de base ont une utilité importante. Elles peuvent rendre les processus commerciaux plus fluides, simplifier les procédures, augmenter la satisfaction des clients et optimiser les stratégies marketing.
Les 4 avantages du master data management
À l’heure actuelle, les données composent la clé du succès d’une entreprise. Il paraît de ce fait presque évident que la gestion de celles-ci constitue une priorité.
Dans cette section, nous allons vous expliquer en détail les avantages d’un bon master data management.
#1. Des informations cohérentes entre les départements et les systèmes
Pour pouvoir effectuer un travail efficace et de qualité, il semble nécessaire que chaque collaborateur dispose d’un accès simple à des données toujours actualisées.
Grâce à une gestion intégrée des données de base, il est possible de garantir la haute qualité et l’actualité des enregistrements à travers différents systèmes et départements.
#2. Meilleure visibilité des activités de vos clients
À l’aide du master data management, analysez les données clients collectées en rapport avec les chaînes d’approvisionnement. Vous obtiendrez ainsi des informations utiles sur les préférences des divers groupes cibles.
#3. Des processus commerciaux plus efficaces
Le master data management vous permet d’avoir une vue d’ensemble optimale de vos données organisationnelles.
Les informations sur les produits, les fournisseurs et les consommateurs ne sont plus considérées séparément, mais à travers les départements. De cette manière, vous pouvez rationaliser et automatiser les processus commerciaux.
#4. Une qualité de données élevée
Une bonne gestion des données de base garantit toujours la mise à jour et l’exactitude des informations. Et ce, dans tous les départements. Cela a un effet positif, que ce soit sur la politique de l’entreprise ou sur les relations avec les clients.
Effectivement, des données obsolètes ou des informations de mauvaise qualité donnent une mauvaise image.
Comment mettre en œuvre le master data management ?
La gouvernance des données tient un rôle essentiel dans la mise en œuvre ou l’utilisation du master data management. C’est les lignes directrices définies par l’entreprise sur ce qu’il faut respecter lors du traitement des données.
Il peut s’agir de directives concrètes sur la manière d’introduire de nouvelles informations dans le système, sur les éléments à prendre en compte lors de la validation des données et sur le fonctionnement de la maintenance.
Dans la pratique, cela pourrait se traduire par le fait que, dans le cadre de la gouvernance des données, vous encouragez tous les collaborateurs à créer de nouveaux enregistrements. Cette saisie est ensuite vérifiée et validée par un service central.
Sur la base de ce que l’on appelle des « requêtes », vous avez la possibilité de déléguer aux personnes compétentes la maintenance ou la vérification régulière des données.
Fonctionnement du master data management
S’il convient maintenant d’introduire le master data management, cela signifie qu’il faut mettre en place un système de niveau supérieur sur lequel repose l’ensemble des données d’une entreprise. Le système principal contient alors les informations correctes, transmises aux autres systèmes.
Par conséquent, le master data management ne se fait plus que dans le système supérieur, d’où les informations sont ensuite transmises aux sous-systèmes. En définitive, un tel système est une solution logicielle adaptée au master data management.
Le gestionnaire de données de base
Pour intégrer et mettre en œuvre un bon master data management, il paraît judicieux de faire appel à un gestionnaire de données de base. Aussi appelés Data Stewards, ils se chargent de vérifier le respect des directives énoncées dans la gouvernance des données par tous les collaborateurs.
Outre le contrôle de l’application des règles, les gestionnaires de données de base s’occupent d’identifier les enregistrements erronés et de vérifier la sécurité des données.
2 exemples pratiques
Pour comprendre l’utilité du master data management et les conséquences d’un manque de gestion des données de base, nous vous donnons deux exemples pratiques.
Exemple 1 de l’industrie pharmaceutique
Notre premier exemple révèle les impacts d’un mauvais enregistrement ou d’un mauvais master data management des produits :
Un client commande un vaccin qui a été expédié par le fabricant sans que celui-ci ait été suffisamment réfrigéré. Les températures élevées de l’été ont entraîné l’élimination du vaccin. En plus d’un client mécontent, il en a résulté un préjudice de plusieurs millions d’euros.
Ces deux problèmes auraient pu être évités par une gestion correcte des données de base. Le problème était que la température de stockage requise n’avait pas été enregistrée dans les données de base du vaccin, mais seulement une valeur par défaut fixée à un niveau trop élevé.
Exemple 2 dans le secteur de la logistique
Dans une entreprise de fabrication de petites pièces, il y a souvent des problèmes dans le domaine de l’expédition. Soit les colis arrivent en retard, soit les frais d’expédition s’avèrent plus élevés que prévu. Ce qui nuit à la satisfaction des clients.
Ce surcroît de travail logistique s’explique par l’enregistrement incorrect des données de base des produits. De fausses informations sur le poids et la taille se produisent régulièrement. Ce qui n’est détecté qu’au moment de l’emballage et de l’expédition.
L’entreprise décide ainsi de se consacrer au master data management et commence à s’intéresser à la gouvernance des données. Dans ce contexte, il apparaît logiquement que les responsabilités en matière de saisie et de maintenance des données de base des produits n’ont jamais été clairement déterminées.
Comme le montrent ces deux exemples, la gestion et l’utilisation des données de base relèvent d’une grande importance. D’une part, pour économiser des dépenses inutiles et d’autre part, pour maintenir un niveau élevé de satisfaction des clients.
Le master data management est indispensable
Dans les petites entreprises comptant peu d’employés, la quantité de données de base n’est peut-être pas encore incommensurable. À cet effet, il est possible de garder une vue d’ensemble même sans gestion spécifique. En revanche, pour les moyennes et grandes entreprises, il est aujourd’hui primordial d’établir un système capable de relever le défi du flux de données.
Les données de base — que ce soit celles des produits, des clients ou des fournisseurs — peuvent représenter une véritable valeur ajoutée pour l’entreprise lorsqu’elles sont bien utilisées.
Mais pour cela, il faut que les données soient à jour, correctes et cohérentes dans tous les départements.
À cela s’ajoute le fait qu’elles puissent être consultées en temps réel en cas de besoin. Cela peut être garanti par un bon master data management. Ce qui permet non seulement à l’entreprise d’économiser un temps précieux, mais aussi de l’argent et d’augmenter la satisfaction des clients.
Si vous n’avez pas encore mis en place un système de master data management dans votre entreprise, nous ne pouvons que vous recommander de vous pencher sur la question. Le surcroît de travail qui s’imposera au début portera sans aucun doute ses fruits.
En faisant appel à une agence en data consulting, vous pourrez vous concentrer sur vos autres tâches. L’agence vous aidera pour :
- Identifier vos besoins et les données
- Nettoyer les données
- Faire un rapport de stratégie
- Vous positionnez sur le marché
- Clarifier des actions
