[Guide complet] Comment auditer un prestataire pour maintenir sa stratégie en place ?

« Le plus grand danger en période de turbulences n’est pas la turbulence — c’est d’agir avec la logique d’hier ». Ces mots de Peter Drucker sont plus que jamais d’actualité, en particulier dans le monde des affaires.

Nous vivons une époque marquée par le changement. Les avancées technologiques, la dynamique du marché et les objectifs commerciaux y sont tous soumis.

Cela se répercute également sur vos fournisseurs de services. Si vous devez vous adapter aux nouvelles technologies et à l’évolution des marchés, eux aussi doivent suivre. Et lorsque votre stratégie s’adapte, il s’avère essentiel que vous soyez tous deux alignés sur vos objectifs stratégiques.

S’agissant de votre entreprise, cela signifie que la prise de retard n’est pas une option. L’un des moyens de l’éviter consiste à réaliser un audit du prestataire. Un élément important de votre pile d’activités qui relève à la fois de la bonne pratique et de la diligence raisonnable.

Les concurrents qui auditent fréquemment leurs prestataires peuvent offrir de meilleurs services à des prix compétitifs. C’est pourquoi nous avons élaboré ce guide, afin de vous aider à faire le premier pas dans la bonne direction. En effectuant ces audits, votre marque garantit la conformité et la qualité des services. Qui plus est, elle reste à la pointe du secteur, en s’appuyant sur les meilleurs partenaires commerciaux.

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Pourquoi réaliser un audit ?

L’importance des audits stratégiques des prestataires

Inutile de vous le dire : les affaires ne font pas bon ménage avec ceux qui sont à la traîne.

Il est donc important de procéder à des audits stratégiques des prestataires pour conserver un avantage concurrentiel et s’assurer que ces derniers respectent les normes nécessaires à la réussite de votre entreprise.

Et l’été est le moment idéal pour le faire.

Des audits réguliers permettent aux entreprises de vérifier que leurs fournisseurs tiennent leurs promesses, respectent leurs obligations contractuelles et s’alignent sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Les audits peuvent révéler des inefficacités, découvrir de nouvelles possibilités d’amélioration et garantir que les fournisseurs suivent les normes et les innovations du secteur.

Cela signifie que vous pouvez rester compétitif et veiller à ce que les prestataires restent en phase avec l’évolution des besoins de l’entreprise et les progrès technologiques.

Nous avons récemment interrogé 200 PDG et chefs d’entreprise et constaté que 7 sur 10 auditent leurs prestataires pendant la période estivale. La raison la plus fréquente est de s’assurer qu’ils s’adaptent à leur stratégie actuelle (56%).

De cette façon, vous êtes à même de maintenir des normes élevées. Vous pouvez également vous adapter à l’évolution du marché en proposant constamment d’excellents services à vos clients.

L’objectif principal d’un audit est de garantir que vos prestataires de services s’alignent sur les objectifs stratégiques de votre entreprise.

Les audits aident à optimiser les performances des prestataires, à identifier les domaines à améliorer et à découvrir de nouvelles possibilités de partenariat susceptibles d’améliorer la prestation de services et l’efficacité opérationnelle.

Le timing optimal

Il peut sembler particulièrement avantageux de réaliser des audits pendant les périodes d’inactivité, comme l’été.

Naturellement, votre entreprise peut connaître un certain ralentissement durant les mois estivaux. Les clients partent en vacances. Les cadres prennent des jours de congé. Cette baisse d’activité saisonnière vous offre alors la possibilité de vous concentrer sur les processus internes. Cela, sans subir la pression des pics d’activité.

Plus important encore, la période d’été coïncide souvent avec celle de planification de la fin de l’année fiscale pour de nombreuses entreprises. Ce qui se révèle idéal pour évaluer les performances passées et fixer des repères pour l’année à venir.

Les principales parties prenantes sont également plus disponibles au cours de cette période. Les projets prioritaires étant moins nombreux, les cadres supérieurs et les autres décideurs importants peuvent avoir plus de disponibilité pour participer activement au processus d’audit.

Comment se préparer à l’audit ?

Définir les objectifs

Après avoir rassemblé toute la documentation pertinente, il convient de définir clairement les objectifs et les attentes de l’audit.

Il peut s’agir d’assurer l’alignement stratégique avec les prestataires, d’évaluer les mesures de performance et d’identifier les domaines à améliorer ou les nouvelles opportunités.

Des objectifs clairs guideront le processus d’audit et garantiront que celui-ci reste ciblé et efficace.

Prenons le cas d’ACME, un cabinet de conseil financier. L’année dernière, il a travaillé avec une société d’événementiel pour l’aider à organiser des événements d’entreprise avec des panels d’experts et des sessions de questions-réponses.

Cet été, ACME a décidé de procéder à un audit de son prestataire. Le but étant de comparer ses performances et ses coûts à ceux du reste du marché.

Pour le cabinet, l’évaluation de sa structure pourrait avoir l’objectif suivant pour l’audit, décomposé en utilisant la méthode SMART :

Ainsi, la forme finale que prendrait cet objectif serait la suivante : « Rédiger, dans un délai de deux semaines, un rapport détaillé sur les performances et le rapport coût-efficacité de la société événementielle pour les dix derniers événements organisés au cours de l’année écoulée, en mettant l’accent sur la participation, les commentaires des participants et le respect du budget. »

Voici d’autres objectifs que l’ACME pourrait se fixer pour évaluer son prestataire de services événementiels :

• Attribuer une note sur les capacités logistiques et de gestion de projet de l’entreprise événementielle en examinant les détails de la planification et de l’exécution d’au moins cinq événements majeurs, en se concentrant sur les délais, l’allocation des ressources et la résolution des problèmes en l’espace d’un mois.
• Réaliser une analyse coûts-avantages des services fournis par l’entreprise en comparant les coûts et les avantages d’au moins cinq événements majeurs, avec des recommandations concrètes dans un délai d’un mois.
• Donner un score d’engagement et de satisfaction des participants aux cinq derniers événements majeurs en analysant les commentaires d’au moins 300 participants dans un délai de trois semaines.

Vous pouvez utiliser ce modèle de ProjectManager comme cadre pour fixer vos propres objectifs d’audit.

Collecter les données

La deuxième étape consiste à analyser les données quantitatives et qualitatives afin d’obtenir une vue d’ensemble des performances du prestataire.

Pour ce faire, vous allez évaluer les performances financières, le retour sur investissement, les résultats spécifiques au projet et le feedback qualitatif des équipes internes. Des outils tels que les tableaux de bord de performance et les logiciels d’analyse de données peuvent jouer un rôle déterminant dans ce processus.

Pour votre marque, les domaines clés à étudier comprennent :

• Les indicateurs financiers comme la rentabilité et le retour sur investissement
• Les mesures opérationnelles telles que la disponibilité des services et les temps de réponse
• Le feedback qualitatif du personnel et des clients.

Entretiens internes

Ce dernier point concernant le feedback du personnel est crucial. Ici, vous souhaitez connaître le point de vue des équipes internes qui interagissent avec le prestataire.

Les expériences directes de vos équipes internes sont cruciales pour une évaluation précise des performances du prestataire.

Les méthodes de collecte d’informations internes comprennent les enquêtes auprès du personnel, les discussions de groupe et les entretiens individuels avec le personnel.

Voici quelques exemples de questions à poser à votre équipe.

Impliquer les parties prenantes

Après avoir défini les objectifs de l’audit, commencez par impliquer les principales parties prenantes internes dans le processus d’audit pour faire une évaluation approfondie et complète.

Leurs points de vue et commentaires sont précieux pour dresser un tableau complet des performances et de l’alignement des prestataires. Cette étape peut se faire par les moyens ci-après :

• Réunions et ateliers réguliers
• Enquêtes et formulaires de feedback
• Inclusion dans le processus de planification de l’audit.

Pour vous guider, vous pouvez utiliser la matrice RACI. Celui-ci vous aidera à définir les rôles de l’équipe dans quatre catégories : responsable, approbateur responsable, consulté et informé

Ces catégories indiquent si un membre de l’équipe est responsable d’une action, s’il doit en rendre compte, s’il doit être consulté à ce sujet ou s’il doit simplement être informé de l’action, de l’étape ou de la décision. Ce sont les quatre rôles que tout un chacun peut jouer à tout moment de l’évaluation.

La matrice RACI présuppose que vous avez besoin de feedback d’une équipe spécifique sur les performances des prestataires afin de les auditer correctement. Pour ce faire, déterminez qui se charge de la réalisation de l’audit, qui s’occupe des résultats, qui doit être consulté pour apporter sa contribution et qui doit être informé des progrès et des résultats.

Téléchargez le modèle de matrice RACI ci-dessus à partir de SlideModel ici.

Comment réaliser l’audit ?

Critères d’évaluation

Lors de l’évaluation d’un prestataire de services, il est essentiel de prendre en compte les différents facteurs qui contribuent à la réussite de la collaboration.

Bien qu’il soit courant de se concentrer sur des indicateurs précis tels que la croissance du chiffre d’affaires et l’acquisition de nouveaux clients, il demeure tout aussi important de tenir compte des facteurs externes et de la qualité de la relation entre les deux parties.

La recherche d’un équilibre entre ces trois catégories d’indicateurs — durs, moyens et souples — permet d’avoir une vision globale des performances du prestataire de services et de mettre en évidence les points à améliorer.

Pour ce faire, nous recommandons d’utiliser la méthode d’évaluation des prestataires de services 20/60/20.

Méthode d’évaluation 20/60/20

Lors de la conception de l’évaluation, il faut éviter d’accorder le même poids à chaque métrique. Le travail du prestataire est soumis à divers degrés d’impact de facteurs indépendants de votre volonté. En attribuant 20 % de poids aux métriques dures, 60 % aux métriques moyennes et 20 % aux métriques douces, l’évaluation donne la priorité aux métriques qui reflètent les principaux efforts et contributions du prestataire de services.

Nous avons consacré un article complet à cette méthode d’évaluation, mais nous l’explorerons également un peu dans ce guide. En quelques mots, cette approche permet à l’évaluation de refléter avec précision les performances du prestataire de services sur la base des métriques les plus pertinentes pour son rôle.

Métriques dures (20 %)

Il s’agit d’indicateurs quantifiables qui donnent des informations précieuses sur les performances d’un prestataire dans un contexte commercial plus large.

Ces métriques incluent des facteurs mesurables reflétant les progrès et les performances globales d’une entreprise, tels que :

• Le retour sur investissement (ROI)
• Le volume des ventes
• La croissance du chiffre d’affaires
• La part de marché/de marque
• Le rapport coût-efficacité.

Lors de l’évaluation du prestataire, il est conseillé de limiter à 20 % la pondération des métriques dures. De cette façon, vous pouvez tenir compte des facteurs incontrôlables, à l’instar des fluctuations économiques, de l’évolution des marchés et d’autres projets organisationnels indépendants de la volonté du prestataire.

Métriques moyennes (60 %)

Aussi appelées métriques robustes, celles-ci doivent constituer l’épine dorsale de l’évaluation.

Elles sont spécifiques au projet entrepris par le prestataire de services. Cela peut concerner les indicateurs financiers comme :

• Le respect du budget
• La gestion efficace des coûts
• Le retour sur investissement (ROI) pour des campagnes spécifiques par rapport à aux références du secteur.

Il peut également s’agir d’indicateurs marketing comme :

• Le PPC
• Les classements SERP
• L’efficacité des campagnes.

En outre, il convient d’évaluer la manière dont le prestataire a géré d’autres facteurs externes. Au lieu d’évaluer les fluctuations, concentrez-vous sur la gestion des changements externes (changements économiques, volatilité du marché, etc.)

Métriques douces (20 %)

Alors que les indicateurs durs et moyens se concentrent sur les résultats tangibles, les indicateurs doux prennent en compte les aspects qualitatifs du partenariat.

Ceux-ci portent sur la qualité de la relation entre vous et le prestataire de services, notamment sur l’efficacité de la communication, la réactivité, la transparence et la confiance.

L’évaluation des métriques douces permet de connaître la satisfaction générale, l’expérience de travail et le potentiel à long terme de la collaboration, en considérant des éléments intangibles qui contribuent à une relation productive.

Comment évaluer les métriques douces, moyennes et dures ?

Une fois les aspects à évaluer identifiés, il peut sembler difficile de déterminer des critères spécifiques pour ces points.

Pour les métriques dures et moyennes, commencez par une analyse comparative à l’aide du tableau de bord prospectif. Ensuite, utilisez les tableaux de bord pour calculer les résultats globaux.

La méthode du tableau de bord prospectif

L’approche du tableau de bord prospectif s’avère particulièrement utile. En effet, elle vous aide à fixer des objectifs stratégiques et à contrôler les performances en fonction de quatre éléments : la finance, les clients, les processus internes, l’apprentissage et la croissance.

Ces derniers fonctionnent indépendamment, mais sont interconnectés. Par exemple, le retour sur investissement dépend de la satisfaction du client, qui est influencée par des processus internes efficaces. Des processus efficaces reposent sur des facteurs tels que le capital humain, le capital organisationnel et le capital informationnel.

Toutefois, le tableau de bord prospectif devrait être adapté spécifiquement à un projet entrepris avec un prestataire de services.

Par exemple, si vous collaborez avec une agence de réseaux sociaux pour développer des campagnes de médias sociaux pour votre entreprise, le tableau de bord reflétera différents métriques et objectifs alignés sur ce partenariat.

Alors, comment appliquer le tableau de bord prospectif à votre évaluation ?

Lorsque vous travaillez avec un prestataire, il est crucial de considérer les perspectives « avant » et « après ». Initialement, votre entreprise dispose d’une base de résultats existants. Et pendant ou après le projet avec le prestataire de services, vous vous attendez à voir des résultats nouveaux ou différents qui peuvent être comparés aux résultats initiaux.

Pour développer la méthodologie du tableau de bord prospectif, vous devez inclure des informations sur :

• La vision de ce que vous voulez que le projet réalise
• La stratégie que le projet suivra
• L’objectif et les résultats actuels concernant la finance, les clients, les processus internes, l’apprentissage et la croissance.

Si l’on reprend l’exemple de la collaboration avec une agence de réseaux sociaux, cette approche garantit que le projet s’aligne sur vos objectifs globaux et favorise une comparaison claire des performances avant et après l’engagement.

À noter que la méthode du tableau de bord prospectif part du principe que certains éléments de l’entreprise fonctionnent ensemble et que d’autres peuvent se chevaucher, comme dans l’exemple ci-dessous :

Évaluer les soft skills d’un prestataire

L’évaluation des métriques douces implique souvent des aspects qualitatifs plutôt que quantitatifs. Ce qui les rend plus difficiles à analyser. Pour les évaluer efficacement, incluez les critères et questions suivants dans un tableau de bord, en notant chaque élément sur une échelle de 1 à 5, où 1 correspond à « pas du tout » et 5 signifie « dépasse les attentes ».

• Compétences en matière de communication
  • Dans quelle mesure le prestataire transmet-il les informations et les idées aux clients, aux collègues et aux parties prenantes ?
  • Avec quelle efficacité le prestataire de services communique-t-il dans des situations difficiles ?
• Travail d’équipe et collaboration
  • Dans quelle mesure le prestataire de services contribue-t-il efficacement aux buts et objectifs généraux de l’équipe ?
  • Le prestataire de services participe-t-il activement aux discussions de l’équipe et propose-t-il des idées constructives ?
• Adaptabilité et flexibilité
  • Dans quelle mesure le prestataire de services s’adapte-t-il aux changements dans les exigences du projet ou aux défis inattendus ?
  • Avec quelle efficacité le prestataire de services gère-t-il les demandes inattendues ou de dernière minute ?
• Résolution de problèmes et prise de décision
  • Dans quelle mesure le prestataire de services est-il capable d’identifier et d’analyser les problèmes afin de trouver des solutions efficaces ?
  • Le prestataire de services prend-il systématiquement des décisions éclairées et opportunes ?
• Gestion du temps et organisation
  • Dans quelle mesure le prestataire de services hiérarchise-t-il les tâches et respecte-t-il les délais ?
  • Le prestataire de services peut-il gérer des responsabilités multiples sans compromettre la qualité de son travail ?
• Professionnalisme et éthique
  • Le prestataire de services fait-il preuve de professionnalisme et d’éthique ?
  • Avec quelle efficacité le prestataire de services préserve-t-il la confidentialité et traite-t-il les informations sensibles ?
• Intelligence émotionnelle
  • Le prestataire de services gère-t-il bien les situations stressantes ou de forte pression tout en gardant son sang-froid ?

Comparaison des marchés

La réalisation d’une comparaison de marché est une étape primordiale du processus d’audit des prestataires, quel que soit le type de prestataire dont vous dépendez. Ce processus consiste à évaluer vos fournisseurs actuels par rapport aux références du secteur et à d’autres fournisseurs de services, dans le but de vous faire bénéficier des meilleurs services et de la meilleure valeur possible.

Toutefois, le processus à suivre pour y parvenir par vous-même, surtout si vous n’avez pas d’expérience, peut s’avérer long et fastidieux.

En gros, voici plus de détails sur les étapes à suivre pour y parvenir efficacement :

1ère étape : Définition des objectifs et des besoins

• Identifier les besoins : commencez par définir clairement les services que vous attendez d’un prestataire expert. Cela inclut la portée, l’échelle et les caractéristiques spécifiques du service.
• Fixer des objectifs : déterminez ce que vous souhaitez obtenir grâce à la collaboration. Les objectifs doivent être spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps (SMART).

2e étape : Étude de marché initiale

• Identifier les prestataires potentiels : dressez une liste de fournisseurs de services potentiels. Cela peut se faire via des recherches en ligne, une consultation des publications sectorielles et des réseaux professionnels.
• Recueillir des informations préliminaires : collectez des informations de base sur chaque prestataire. Par exemple sa gamme de services, sa réputation sur le marché, ses années d’activité et les prix ou reconnaissances qu’il a reçus.

3e étape : Profilage détaillé du prestataire

• Historique et stabilité de l’entreprise : recherchez l’historique, la stabilité financière, l’actionnariat et l’équipe de direction de l’entreprise. Une structure stable est moins susceptible de perturber vos activités en raison de problèmes internes.
• Portefeuille de services et expertise : évaluez l’étendue et la profondeur du portefeuille de services du prestataire. Examinez les études de cas, les livres blancs et toute expertise documentée dans le domaine.
• Capacités technologiques : évaluez la technologie et les outils utilisés par les prestataires. Assurez-vous qu’ils sont à jour et capables de répondre à vos exigences techniques.
• Conformité et certifications : vérifiez la conformité du fournisseur aux normes et certifications sectorielles pertinentes (ISO, RGPD, réglementations propres à votre secteur d’activité).

4e étape : Références clients et études de cas

• Témoignages et avis clients : recherchez des témoignages de clients sur le site web du prestataire et sur des sites d’évaluation indépendants. Soyez attentif aux thèmes récurrents, qu’ils soient positifs ou négatifs.
• Demander des études de cas : obtenez des études de cas similaires à votre cas d’utilisation. Évaluez les réussites et la manière dont elles correspondent à vos objectifs.
• Contacter des références : demandez au prestataire de vous fournir des références et contactez-les. Préparez un questionnaire détaillé pour les interroger sur leur expérience, les défis rencontrés et les résultats obtenus.

5e étape : Analyse de la concurrence

• Comparaison avec les concurrents : comparez les offres des prestataires avec celles de leurs concurrents. Étudiez les prix, les niveaux de service, le service à la clientèle et les fonctions supplémentaires ou les services à valeur ajoutée.
• Analyse SWOT : effectuez une analyse SWOT pour chaque fournisseur afin d’identifier leurs propositions de valeur uniques et les risques potentiels.

6e étape : Évaluation financière et des risques

• Analyse coûts-avantages : procédez à une analyse coûts-avantages approfondie. Incluez tous les coûts potentiels tels que la mise en œuvre, la formation, le support continu et les coûts cachés.
• Évaluation des risques : évaluer les risques potentiels, y compris les risques financiers, les risques opérationnels et tout risque lié à la sécurité et à la conformité des données.

7e étape : Accords de niveau de service (SLA) et contrats

• Analyser les SLA : examinez les accords de niveau de service en détail. Faites attention aux garanties de disponibilité, aux délais de réponse de l’assistance et aux pénalités en cas de non-respect.
• Conditions contractuelles : scrutez minutieusement les termes et conditions du contrat. Assurez-vous qu’il n’existe pas de clauses défavorables et que les conditions sont conformes à vos attentes et aux normes juridiques.

8e étape : Prise de décision

• Examen des parties prenantes : présentez les résultats à vos parties prenantes. Veillez à ce que toutes les parties concernées soient impliquées dans le processus de prise de décision pour obtenir divers points de vue et avoir leur consentement.

9e étape : Négociations finales et intégration

• Négociation des conditions : engagez les négociations finales avec le prestataire choisi. Visez des conditions favorables, en vérifiant que la flexibilité et les garanties sont en place.
• Planifier l’intégration : élaborer un plan d’intégration complet. Ceci doit se composer d’échéances, d’affectation de ressources, de calendriers de formation et d’un plan de communication clair.

Les entreprises peuvent utiliser divers outils et plateformes d’analyse comparative pour recueillir ce type de données sur les normes du marché.

L’un de ces outils est Sortlist, qui fournit des informations sur :

• Les tarifs actuels du marché : les prestataires de Sortlist vous proposent des devis pour les services dont vous pourriez avoir besoin, ce qui permet d’avoir une vue d’ensemble des tarifs du marché.
• Les références de performance : vous pouvez également comparer les avis et les services du secteur de différents prestataires.
• Les tendances technologiques : vous pouvez voir quels prestataires sur Sortlist sont déjà à la pointe de l’innovation technologique et adoptent de nouvelles technologies, telles que l’IA et le big data.

La fonction d’élaboration de devis pour les agences permet aux entreprises comme la vôtre de comparer facilement les budgets et les avis.

Vous pouvez utiliser les données de Sortlist pour prendre des décisions éclairées et fondées sur des données concernant vos fournisseurs actuels et tout autre fournisseur éventuel.

Autres critères d’évaluation

Voici d’autres critères d’évaluation que vous pouvez utiliser pour évaluer vos prestataires de services :

• Ajustement stratégique : évaluez dans quelle mesure le prestataire s’aligne sur les objectifs à long terme de l’entreprise et s’adapte aux changements d’orientation stratégique.
• Innovation et adaptabilité : évaluez la capacité du prestataire à innover et à s’adapter aux changements du marché et aux technologies émergentes.

Comment présenter les résultats de l’audit ?

Présentation des résultats

Structurez les résultats de l’audit dans un format clair et exploitable. Un rapport bien organisé aide les parties prenantes à comprendre les résultats et les actions nécessaires.

Un rapport d’audit type peut comprendre les éléments ci-après :

• Un résumé
• Les résultats détaillés avec données à l’appui
• Les forces et faiblesses du prestataire
• Les recommandations d’amélioration
• Un plan d’action avec échéancier.

Vous pouvez utiliser le modèle de SmartSheet pour illustrer les degrés de satisfaction (de très satisfait à très insatisfait) pour chacun des différents facteurs (points-clés) évalués.

Feedback : les bonnes pratiques

Vos prestataires sont aussi des êtres humains. Le feedback doit donc se faire dans un esprit de compréhension mutuelle et de collaboration.

En d’autres termes, il s’agit de fournir un retour d’information constructif et exploitable. Soulignez les points forts et les points à améliorer, en veillant à ce que les prestataires comprennent les mesures à prendre pour améliorer leurs performances. Un feedback constructif favorise un environnement de collaboration pour une amélioration continue.

Pour communiquer les résultats de l’audit à vos prestataires, il est important de le faire de manière ordonnée et professionnelle. Cela signifie qu’il faut prévoir une réunion dédiée uniquement à cet effet.

Cela favorise une communication et une collaboration ouvertes, garantissant que les deux parties sont d’accord sur les prochaines étapes et les plans d’amélioration.

Les principaux points à aborder lors de la réunion de feedback concernent :

• Une vue d’ensemble du processus et des objectifs de l’audit
• Le résumé des principales conclusions
• Les domaines spécifiques à améliorer
• L’élaboration conjointe d’un plan d’action.

Les mesures à prendre à la suite de l’audit

Élaboration d’un plan d’action

Vous avez terminé votre audit. Vous l’avez mené à bien et avez livré les résultats à vos partenaires commerciaux.

Mais une évaluation sans prochaine étape ne sert à rien.

Toute la préparation et le travail effectués pour le processus d’audit doivent maintenant déboucher sur un plan d’action visant à combler les lacunes et à saisir les opportunités identifiées.

Pour ce faire, vous devez attribuer des responsabilités et fixer des délais de mise en œuvre. Un plan d’action garantit que les résultats de l’audit conduisent à des améliorations tangibles.

Selon les résultats de l’audit, les prochaines actions peuvent être séparées. En principe, il s’agira d’améliorer les performances du prestataire actuel, d’améliorer la communication et la collaboration et, si nécessaire, de changer complètement de prestataire.

Optimiser les performances des prestataires

Au cours du prochain trimestre, vous souhaiterez peut-être vous focaliser sur la collaboration avec vos prestataires en vue d’améliorer la qualité du travail qu’ils effectuent pour votre entreprise. Différentes méthodes peuvent être utilisées à cette fin :

• Formation et développement
  • Proposez des programmes de formation ciblés au prestataire pour améliorer les compétences ou les connaissances spécifiques identifiées comme manquantes. Ce peut être des ateliers, des cours en ligne ou de sessions de formation sur site.
  • Révisez et mettez à jour régulièrement les supports de formation afin de les aligner sur les normes et les meilleures pratiques actuelles du secteur.
• Suivi des performances
  • Mettez en place un système de contrôle clair pour suivre les progrès du prestataire par rapport aux paramètres convenus. Cela peut inclure des évaluations régulières des performances, des rapports mensuels sur l’état d’avancement et des contrôles périodiques.
  • Utilisez des tableaux de bord et des outils d’analyse pour fournir des informations en temps réel sur les performances du prestataire.

Améliorer la communication et la collaboration

Il se peut que votre prestataire réalise un travail de qualité exceptionnelle, mais qu’il y ait des lacunes dans vos flux de communication ou des malentendus entre les personnes impliquées dans un projet donné. Dans ce cas, vous voudrez peut-être déterminer comment améliorer exactement ces aspects avec votre prestataire.

• Organiser des réunions régulières
  • Prévoyez périodiquement des réunions pour discuter des projets en cours, aborder les problèmes et veiller à ce que les deux parties soient en phase. Elles peuvent être hebdomadaires ou bihebdomadaires, en fonction des besoins du projet.
  • Utilisez ces réunions pour favoriser une communication ouverte, instaurer un climat de confiance et répondre à toute préoccupation en temps voulu.
• Utiliser des outils de collaboration
  • Utilisez des outils de gestion de projet collaboratifs comme Asana, Trello ou Slack pour rationaliser la communication et la gestion des tâches. L’usage de ces outils garantit que tout le monde se trouve sur la même longueur d’onde et que les tâches sont suivies et réalisées efficacement.
  • Mettez en place un dossier ou un référentiel de documents partagés pour centraliser tous les documents liés au projet, facilitant ainsi l’accès et la mise à jour des informations pour les deux parties.

Changer de prestataire

En fin de compte, vous voulez que votre entreprise réussisse. Ce qui signifie parfois qu’après avoir évalué vos prestataires actuels, vous constatez qu’il serait plus rentable et préférable à long terme de passer à des prestataires plus spécialisés dans votre secteur d’activité ou dans l’expertise dont vous avez besoin. Il est peut-être temps d’en trouver de nouveaux.

Dans la section suivante, nous verrons plus en détail les avantages de la recherche de nouveaux prestataires pour votre entreprise. Pour l’instant, les actions suivantes peuvent vous aider :

• Lancer une recherche de nouveaux prestataires
  • Choisissez des plateformes comme Sortlist pour identifier les nouveaux prestataires potentiels qui correspondent à vos besoins spécifiques et à votre budget. Cet outil vous aide à faire preuve de diligence raisonnable en vous proposant rapidement des options approuvées.
  • Effectuez une comparaison complète du marché pour évaluer les nouveaux prestataires potentiels sur la base de leurs antécédents, des commentaires des clients, du budget et de l’alignement avec vos objectifs stratégiques.
• Planifier la transition
  • Élaborer un plan de transition détaillé afin d’assurer une bonne transition entre l’ancien et le nouveau prestataire. Ce plan doit comprendre des échéances, des contacts clés et des tâches spécifiques à accomplir pendant la période de transition.
  • Communiquer clairement avec le prestataire sortant et le prestataire entrant pour gérer les attentes et assurer la continuité.

Ce modèle de plan d’action de DocTemplates vous assure de mettre en œuvre les changements nécessaires en fonction des résultats de l’audit.

Recherche de nouveaux prestataires

Trouver de nouveaux prestataires de services peut être une tâche décourageante. Le processus d’identification, d’évaluation et d’intégration de nouveaux prestataires est chronophage et demande beaucoup de ressources.

Cette complexité dissuade souvent les entreprises de lancer des audits, craignant les tracas et les perturbations potentiels.

Si vous devez rechercher de nouveaux prestataires, vous pouvez vous retrouver face à certains de ces défis :

• Vérification de la qualité. Chaque prestataire prétend être le meilleur, mais sans historique, comment en être sûr ? En général, cela implique de vérifier les références, les projets antérieurs et les retours des clients, en plus des tâches chronophages qui augmentent votre charge de travail.
• Problèmes de communication. Les échanges par email, le risque de ne plus avoir de réponse et une communication inefficace peuvent faire dérailler vos efforts. Les prestataires que vous ne connaissez pas ou que vous trouvez sur Google ne sont pas toujours préparés pour les réunions, ce qui entraîne une perte de temps.
• Manque de conseils : de nombreux clients se sentent perdus sans guide pour les aider à comparer les prestataires efficacement. Ils ont besoin de repères et de confiance pour prendre des décisions éclairées.
• Contraintes de temps. Le travail associé à la diligence raisonnable (gestion des feuilles de calcul, suivi des discussions, validation des propositions avec les parties prenantes internes et participation à des réunions improductives) vous empêche de vous concentrer sur les activités principales de votre entreprise.

Heureusement, si l’une des actions de votre plan d’audit est de trouver un nouveau prestataire, utiliser des outils comme Sortlist peut simplifier considérablement ce processus. Sortlist propose une place de marché avec 100 000 prestataires de services vérifiés, allant des agences de création aux experts informatiques. En utilisant une combinaison d’IA et d’expertise humaine, Sortlist vous met en relation avec les meilleurs prestataires adaptés à vos besoins et à votre budget en moins de 48 heures.

Étapes pour trouver de nouveaux prestataires avec Sortlist :

• Publier un projet dont vous avez besoin
• Synchronisez-vous avec votre conseiller dédié pour clarifier les besoins et toute question
• Recevez des devis directement de prestataires agréés dans votre boîte de réception Sortlist
• Évaluer les prestataires potentiels
• Rencontrer les prestataires et sélectionner la meilleure solution.

Les réunions sur Sortlist sont fluides et productives.

Tout cela avec l’aide de votre propre conseiller dédié !

Conclusion

Les audits réguliers des prestataires sont essentiels pour maintenir des normes élevées et rester compétitif.

Profitez des périodes de faible activité, comme la période estivale, pour améliorer le réseau de prestataires et rester compétitif. Les audits proactifs ont prouvé qu’ils conduisent à de meilleures performances et à un excellent alignement stratégique.

Et n’oubliez pas que Sortlist répond présente pour vous aider à trouver des prestataires correspondant à votre secteur, à votre budget et à l’expertise dont vous avez besoin. Il peut vous aider à rationaliser un processus d’audit efficace et à établir des références pour garantir que vos prestataires sont toujours les mieux adaptés au succès à long terme de votre entreprise.

En suivant ce guide, vous pouvez auditer efficacement vos prestataires de services en vous assurant qu’ils restent en phase avec les objectifs de votre entreprise. Ainsi, vous avez la possibilité de vous concentrer sur ce que vous faites de mieux : votre activité.