Dossier de presse : le guide complet

Pour les entreprises qui souhaitent promouvoir leur marque et leurs produits, en obtenant l’attention des médias, la conception d’un dossier de presse peut être une stratégie gagnante.

Néanmoins, il est nécessaire d’investir suffisamment de temps dans la création d’un tel dossier. Il faut y inclure un maximum d’informations pertinentes concernant votre entreprise, afin de susciter l’intérêt des journalistes et vous garantir une meilleure couverture médiatique.

Dans cet article, nous expliquons ce qu’est un dossier de presse, pourquoi et comment en faire un, et quelles sont ses composantes.

De plus, nous pouvons aussi vous conseiller les meilleures agences de relations presse.

Au menu de cet article

Qu’est-ce qu’un dossier de presse ?

Le dossier de presse est un document qui expose de manière plus précise et plus détaillée les informations transmises dans un communiqué de presse ou une conférence de presse.

Il contient habituellement des informations clés sur :

• une entreprise (nom, domaine d’intervention, objectifs, etc.) ;
• un produit (fonctionnalités, avantages, etc.) ;
• une campagne (cause défendue, objectifs, etc.).

Cependant, il est important de garder à l’esprit que le dossier de presse ne va pas uniquement répéter des informations déjà divulguées.

Il va non seulement aller plus en profondeur, mais aussi fournir des informations supplémentaires qui n’auront pas été exposées au préalable.

Ainsi, si le communiqué de presse est très condensé et ne peut contenir qu’un nombre limité d’informations, le dossier de presse permet d’aller plus loin et donne plus de place aux entreprises.

De la même manière, alors qu’une conférence de presse sera orientée sur une information principale, le dossier de presse permet de couvrir plusieurs sujets liés à l’actualité d’une entreprise, et ce en un seul et unique document.

Lisez notre guide complet sur les relations publiques pour en savoir plus.

Quels sont les objectifs du dossier de presse ?

Un dossier de presse a pour principal objectif d’énoncer toutes les informations clés concernant une entreprise :

1. Son histoire ;
2. Ses objectifs ;
3. Ses produits et services ;
4. Les témoignages clients ;
5. Etc.

À la différence des autres méthodes de marketing, telles que la publication de contenu en ligne, le dossier de presse devra présenter un contenu plus précis.

Cela signifie que les informations qui seront données devront être personnalisées selon les besoins des journalistes : certains aspects de votre entreprise étant plus susceptibles de les intéresser que d’autres.

Un dossier de presse est un document qui, en quelques pages, représente l’univers de la marque. On doit directement reconnaitre son univers visuel mais aussi son ton rédactionnel et ses valeurs.

Ce document fait également office de promoteur pour votre marque et ses activités. Lorsque vous venez de lancer votre entreprise ou quand vous mettez sur le marché un nouveau produit ou service, vous devez générer de la visibilité et de l’engouement.

En fonction de l’événement à communiquer quelques pages du dossier de presse peuvent être adaptées, mais la base reste la même. C’est un document qui peut être utile aussi bien en marketing qu’en sales.

Il est primordial d’avoir un dossier de presse à jour, c’est une réelle valeur ajoutée qui permet pour mettre son entreprise en valeur.

Aline Strouvens, RP chez Sortlist

Un article de presse qui vous serait dédié pourrait générer une publicité importante pour votre société. Pour cela, l’envoi d’un communiqué de presse aux journalistes, couplé à la réalisation d’un dossier de presse complet, peut être une stratégie gagnante.

Une agence relations presse pourra vous aider.

De plus, le fait d’avoir un dossier de presse à jour permet également de gagner du temps. Dans le cas où un journaliste souhaiterait rédiger un article sur votre entreprise, vous pourriez très rapidement lui fournir des informations vous concernant.

Pourquoi faire un dossier de presse ?

Avec Internet, toutes les informations sur un groupe, un produit ou une campagne sont disponibles en ligne et accessibles très facilement.

Mais le dossier de presse a-t-il perdu tout son intérêt pour autant ?

Avec le développement du numérique, est-ce encore réellement utile d’investir dans la réalisation d’un dossier de presse ?

La réponse est oui. Voyons pourquoi faire un dossier de presse a encore un intérêt.

Pour contrôler l’image de marque

Le dossier de presse vous offre l’avantage de présenter votre entreprise comme vous le souhaitez. Vous contrôlez l’image que vous voulez donner.

En effet, lorsque les informations présentées sont incomplètes, que ce soit sur un site web ou un communiqué de presse, les médias et le grand public peuvent interpréter ces dernières de la mauvaise façon.

Le dossier de presse, quant à lui, est un outil qui vous permet de développer vos messages en profondeur, en faisant preuve de précision et en présentant l’ensemble des informations qui vous concernent.

Cet aspect approfondi vous permet de protéger votre image de marque en étant complet et transparent dans les informations que vous transmettez. L’objectif est d’éviter tout qui pro quo concernant votre marque.

Par ailleurs, le dossier de presse peut contenir des photos et des vidéos fournies en supplément pour étayer vos textes. Ces multimédias sont envoyés dans le but d’être utilisés dans les articles que les journalistes vont rédiger.

Cette stratégie permet notamment aux entreprises de contrôler les images qui seront présentées au public.

Pour fidéliser et attirer davantage de clients

Pour mettre les clients en confiance, il est essentiel de les tenir au courant des actualités de votre marque. Ainsi, il convient de créer et de rendre accessible un dossier de presse sur votre site web pour montrer que vous faites preuve de transparence.

De même, pour faire savoir aux clients potentiels ce que votre marque fait, comment elle fonctionne, quelles sont ses valeurs ou encore l’expérience que vous avez dans votre domaine, le dossier de presse peut constituer une excellente source d’informations.

Pour gagner du temps

Quand la presse souhaitera vous mettre en avant, avoir un dossier de presse vous permettra de fournir rapidement aux journalistes toutes les informations dont ils pourraient avoir besoin.

Cela peut être pour différentes raisons :

• Vous avez obtenu de bons résultats financiers,
• Vous lancez un nouveau produit,
• Votre entreprise vient de clôturer une levée de fonds,
• Etc.

Peu importe le sujet, avoir un dossier de presse vous fera gagner du temps. Et surtout d’éviter la pression liée à la création du contenu que vous devrez fournir lors de la couverture que la presse vous donnera.

Soyez prêt. Ayez toujours un dossier de presse à jour. C’est nécessaire dans le cas où un journaliste se présenterait à votre porte pour rédiger un papier vous concernant.

En résumé

Il est vrai que l’avènement d’internet a rendu l’information beaucoup plus disponible qu’auparavant. Les journalistes peuvent désormais se renseigner par eux-mêmes en recherchant l’information dont ils ont besoin directement sur le web.

Cependant, ce n’est pas pour autant que la réalisation d’un dossier de presse doit être négligée. En effet, disposer d’un tel document servira votre professionnalisme et votre image de marque.

Il montre que vous prenez en considération les besoins des journalistes. En leur fournissant un dossier fait de A à Z, vous leur facilitez la tâche. Vous leur évitez de devoir faire des recherches pour trouver les informations dont ils ont besoin.

Comment construire un dossier de presse ?

Plusieurs étapes sont nécessaires à suivre pour rédiger un bon dossier de presse. Et si vous avez besoin d’accompagnement, nous pouvons vous présenter les meilleures agences de relations presse.

Définir les objectifs du dossier de presse

Avant de rédiger votre dossier de presse, il est important de commencer par définir les objectifs que vous cherchez à atteindre. C’est en fonction de ces derniers que vous pourrez mieux choisir le contenu qui sera présenté dans votre dossier.

Voici quelques exemples d’objectifs que vous pouvez vous fixer  :

• Faire connaître votre marque et ses produits.
• Présenter votre nouvelle entreprise.
• Promouvoir un nouveau produit, un nouveau service ou encore un événement.
• Lancer une campagne marketing.

Rédiger un titre percutant

Le titre est l’un des éléments les plus importants du dossier de presse. En effet, il peut directement susciter l’intérêt et la curiosité  du journaliste, ou bien au contraire le décourager de lire le document.

Le titre doit dès lors être clair, présenter succinctement le contenu, sans tout dévoiler.

Dans cette optique, le titre doit être :

• Court.
• Accrocheur.
• Poignant, émouvant, bouleversant ou attendrissant.
• Clair et explicite.
• Honnête et en accord avec la réalité exposée dans le dossier.

Concevoir une page de couverture qui incite à la lecture

L’effort et le temps qu’une entreprise a investi dans un dossier de presse se voient et se ressentent à travers la page de couverture.

Elle doit donc être soignée et comporter certains éléments incontournables, à savoir :

• Le titre du dossier.
• Le logo de la société.
• Le nom de l’entreprise, de la campagne ou de l’événement.
• La date (dans le cas d’un événement).
• Une image explicitant votre événement ou votre projet.
• Des teintes et des polices de caractères qui correspondent à l’esprit de l’entreprise.

En manque d’inspiration? Jetez un oeil à cette couverture de dossier de presse 👀

Créer un en-tête pour les pages du dossier

La page de couverture ainsi que les pages de votre dossier de presse doivent correspondre aux codes de design, de couleurs, ainsi qu’aux polices habituelles utilisées par votre entreprise.

De plus, les feuilles du document doivent comporter un en-tête spécifique.

Celui-ci comprend :

• Le nom de l’entreprise ;
• Le numéro de contact rapide ;
• L’adresse électronique de l’entreprise ;
• L’adresse postale du siège de la société ;
• L’URL du site internet ou du blog.

Établir un sommaire

Pour donner au lecteur l’envie de lire le dossier, celui-ci doit être ordonné et suivre un plan précis. La mention d’un sommaire n’est pas obligatoire dans un dossier de presse.

Néanmoins, cette partie est fortement conseillée pour que le lecteur repère d’emblée les différentes parties du document.

Cela permet également au journaliste de s’orienter et de consulter directement les parties qu’il souhaite lire.

Rédiger une introduction claire et explicite

L’introduction, qui est la synthèse de votre dossier de presse, doit faire l’objet d’une attention particulière. En effet, elle doit exposer sans équivoque le sujet qui sera développé dans le corps du dossier.

Dans cette partie de votre document, vous pouvez présenter succinctement votre projet, votre événement ou votre entreprise. Ensuite, indiquez le déroulement et le plan de votre document.

Pour terminer, citez quelques atouts de votre dossier.

À noter que l’introduction doit être orientée en fonction des objectifs établis avant la rédaction.

Raconter l’histoire de l’entreprise

Le storytelling est connu pour être l’une des meilleures armes marketing auxquelles vous pouvez recourir.

Racontez votre histoire :

• la date et le lieu de création de votre entreprise,
• la date d’ouverture,
• l’initiateur de l’idée ou du projet,
• ou encore l’événement qui a amorcé sa conception.

Présenter la naissance d’une société à travers la vision de son fondateur permet d’attirer l’attention sur l’aspect humain de cette société et ainsi d’induire de l’empathie chez le lecteur.

Tout l’objectif étant de faire preuve de transparence, et de montrer que ce sont de vraies personnes qui se trouvent derrière l’entreprise qui est présentée.

Présenter l’entreprise

Dans la présentation de l’entreprise, il est important de citer toutes les informations et données clés :

• Localisation du siège de l’entreprise.
• Nombre de magasins ou de bureaux.
• Type de produits ou de services vendus.
• Nombre d’employés.
• Noms des hauts responsables (président, directeur général, secrétaire général, responsable des différents services de l’entreprise).
• Nombre de clients.
• Noms de certains clients notables.
• Objectifs d’un événement organisé par l’entreprise.
• Sponsors et partenaires de l’événement.

Cette section ne doit pas être trop dense. Elle doit, tout au plus, comprendre 2 pages.

L’objectif n’étant pas de remplir le dossier avec du texte, mais bien de fournir des données clés pour que les journalistes puissent les copier rapidement afin de les utiliser dans les articles qu’ils rédigent.

Ajouter des statistiques clés

Les statistiques sont importantes, car elles permettent de prouver la pertinence et le professionnalisme de votre entreprise. De plus, pour une meilleure visibilité de cette section, placez-la dans le centre ou vers le haut du document.

Il est également conseillé d’accompagner les chiffres par des graphiques.

Par exemple, la hausse du nombre de visites du site web au fil des années peut être représentée sous forme d’un graphique.

Par ailleurs, la nature des données statistiques peut être multiple :

• Nombre de followers sur les différents réseaux sociaux.
• Quantité de visiteurs par mois et par an du site internet de l’entreprise.
• Nombre de consultations du blog chaque mois.
• Évolution des ventes.
• Évolution du nombre de clients.
• Etc.

Présenter votre produit

Il s’agit de décrire de manière simple et éloquente le produit, en précisant :

• Son prix,
• Son utilité,
• Et son fonctionnement.

Si votre entreprise vend des services, il est essentiel de présenter les tarifs, les forfaits ainsi que les prestations comprises dans chaque cas.

Il est possible qu’au fil du temps et de l’évolution de la marque, les prix des produits ou des services changent. Il est donc obligatoire de relire régulièrement les informations du dossier de presse et de les actualiser lorsque cela est nécessaire.

Inclure des biographies des membres de l’équipe

Pour ajouter de la valeur à la marque, il est important de présenter les compétences et les aptitudes des responsables de cette dernière. Pour cela, il est nécessaire de rédiger de brèves biographies et des portraits professionnels du fondateur, du président ou encore du directeur de la société.

Décrivez clairement les contributions apportées par ces personnalités dans l’évolution de l’entreprise, dans la création d’un nouveau produit, ou encore dans l’organisation d’un événement.

Préparer la page des coordonnées

Pour permettre aux journalistes de vous contacter facilement, s’ils décident d’écrire un article sur votre entreprise, il est capital d’afficher toutes vos coordonnées :

• Numéro de téléphone.
• Adresse email.
• Adresse postale.
• Page internet.
• Comptes sur les réseaux sociaux.

Lorsqu’un journaliste rédige un article sur votre entreprise, ou l’un de vos produits, il peut avoir besoin d’informations supplémentaires. Raison pour laquelle il pourrait avoir besoin de vous contacter.

En plus de présenter toutes les coordonnées de l’entreprise, il est essentiel de donner le contact d’un responsable qui peut organiser des interviews ou fournir des informations supplémentaires.

Insérer des images adaptées pour illustrer le dossier de presse

Pour un dossier de presse persuasif, il est indispensable d’y joindre des photos professionnelles qui montrent l’équipe, les produits et les services de l’entreprise. Vos photos doivent être nettes et bien éclairées, car elles vont servir à améliorer l’image de marque de votre société.

Elles donneront aussi plus de personnalité à votre dossier de presse.

Comment faire le design d’un dossier de presse ?

De nombreux dossiers de presse sont conçus sans jamais pouvoir attirer l’attention des journalistes. Pour susciter l’intérêt des médias, votre dossier de presse doit se démarquer des autres, non seulement par le choix des mots et son style de rédaction, mais également par son apparence générale.

Ainsi, pour optimiser votre dossier de presse, il sera primordial de le personnaliser au maximum. Le choix de l’agencement doit être original.

Pensez aussi aux éléments suivants :

• Teintes employées,
• Contrastes,
• Polices de caractère,
• Images,
• Type de papier utilisé.

Lisez notre article sur le design graphique pour en savoir plus.

En résumé

Au final, la question à toujours garder en tête lorsque vous constituerez votre dossier de presse est la suivante :

« Mon dossier de presse est-il en train de faciliter la vie du journaliste qui voudra rédiger un article sur mon entreprise ? ».

C’est en gardant cet élément en tête que vous serez en mesure de savoir quels sont les éléments et les informations à inclure dans votre dossier pour augmenter vos chances d’apparaître dans la presse.

Qu’est-ce qui fait un bon dossier de presse ?

Un bon dossier de presse donne aux journalistes l’envie de continuer à le feuilleter et à conserver le document. Pour cela, il doit d’abord être agréable à lire, avec un plan clair et un sommaire bien structuré. Le lecteur pourra ainsi consulter directement les points qui l’intéressent plus que les autres.

Un dossier de presse correct doit comprendre entre 5 et 10 pages. Gardez aussi à l’esprit que la qualité du document ne dépend pas de la quantité de mots ou d’images qu’il présente, mais qu’elle résulte avant tout de la :

• disposition du document,
• qualité de ses textes,
• pertinence des informations fournies.

Pour que le document soit explicite, précisez « dossier de presse » dès la page de garde ainsi qu’y apposer le nom et le logo de votre entreprise.

Conclusion

Il est essentiel pour une entreprise de garder son dossier de presse à jour. En effet, si cette dernière connait de nombreux changements, délivre de nouveaux produits, et obtient de nouveaux résultats, il est nécessaire qu’elle entreprenne de mettre à jour son dossier de presse.

Ainsi, votre dossier de presse doit être régulièrement relu et actualisé, pour vous assurer que les informations contenues à l’intérieur soient les bonnes.

De plus, s’il y a bien une chose qu’il faut retenir lors de la conception d’un tel dossier, c’est qu’il doit être le plus complet possible. La raison est simple : faciliter le travail des journalistes.

En effet, ces derniers sont tellement sollicités qu’ils disposent de peu de temps pour produire du contenu. Au plus votre dossier sera complet, au plus vous faciliterez le travail de rédaction des journalistes que vous cherchez à atteindre, au plus vous aurez de chance de voir des articles de presse vous être consacrés.

Si vous voulez aller plus loin, notre guide complet sur les relations publiques est accessible en ligne.