Communication interne : à tout problème sa solution!

Dans quelle situation la communication n’est-elle pas importante ? Une bonne communication interne est essentielle et constitue un défi pour les organisations.

Le département de la communication est souvent confronté à des défis intéressants pour optimiser l’engagement des employés.

Dans cet article, nous expliquons :

• Qu’est-ce que la communication interne?
• Comment l’améliorer?
• Et quels seront les effets finaux?

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Qu’est-ce que la communication interne?

Lorsque nous parlons de communication interne, nous entendons toute la communication qui a lieu au sein de l’entreprise.

Cela peut aller de la communication entre la direction et les employés, en passant par les e-mails, les réunions de travail et les notes affichées à la cafétéria.

Ce que tout le monde ne sait pas, c’est que la communication interne peut renforcer la communication externe. On dit parfois que s’il n’y a pas de bonne communication interne, comment une organisation peut-elle s’exprimer vers l’extérieur?

Quels sont les objectifs de la communication interne?

Les objectifs de la communication interne peuvent être:

• Augmentez la satisfaction des employés et tenez chacun informé de l’évolution de l’entreprise.
• Les nouveaux points d’intérêt sont bien communiqués, tant du haut (direction) que du bas (départements).
• La communication est très forte en interne et ne fera que s’accroître en externe.
• Le travail est effectué efficacement et la communication est bien gérée au sein de l’entreprise.

Un rôle crucial pour le bon fonctionnement d’une organisation

Si la communication interne échoue, les employés auront l’impression que les choses vont mal au sein de l’entreprise. Un échec peut entraîner le mécontentement des employés, qui quitteront l’entreprise plus tôt ou prendront le travail moins au sérieux.

Une bonne communication nécessite une concentration au sein de l’entreprise. Plus l’entreprise est grande, plus il faut prêter attention aux possibilités de communication.

Par exemple, l’intranet ou les mises à jour hebdomadaires par e-mail. En outre, il doit être clair au sein d’une organisation qui est responsable de telle ou telle communication et comment les activités peuvent être liées.

Qu’entendons-nous par « mauvaise communication interne »?

Ce sont quelques-uns des points qui peuvent résulter d’une mauvaise communication interne et provoquer de l’insatisfaction :

• Les employés sont en conflit les uns avec les autres et la communication n’est pas claire.
• Les employés ne coopèrent pas avec les systèmes de communication et le bon message n’est pas diffusé par ces canaux.
• Il n’y a pas de retour d’information de la base vers la direction. Par conséquent, il y a un manque de communication entre les employés et la direction et ils ne sont pas au courant de certaines questions.
• Pendant les réunions, aucune note n’est prise et aucun point d’attention n’est communiqué. Ainsi, les informations restent en un seul endroit et ne sont pas distribuées.
• L’endroit où se trouve les notes générales n’est pas clair
• La communication n’est pas filtrée. Par conséquent, n’importe qui au sein de l’entreprise peut envoyer des messages et il n’est pas évident de savoir quels messages sont vraiment importants ou non.
• La communication a déjà été diffusée par les médias externes, alors que les employés ne sont pas encore au courant en interne.

Comment améliorer la communication interne?

Dans les points suivants, nous donnons des indications pour une meilleure communication interne.

Ce qui fonctionne le mieux est différent pour chaque organisation. Mais pour chaque entreprise, ces principes sont des informations pertinentes à étudier en détail.

Établir un plan de communication approprié

Au sein d’une organisation, un service de communication peut aider à établir des plans appropriés. Pour commencer, notez toutes les communications actuelles et indiquez où des changements doivent avoir lieu.

Quels sont les produits actuellement utilisés et sont-ils utilisés correctement ? Le plan doit prendre en compte tous les aspects et remédier aux erreurs actuelles dans le processus de communication.

Un plan d’action est nécessaire à cet égard, avec de nouvelles idées pour améliorer la communication interne. Avant de se lancer dans des solutions créatives en interne, il est également important de se demander ce que les employés pensent de la communication.

Combiner communication interne et engagement des employés

Pour que la communication interne soit attrayante pour tous, il est important que les équipes soient récompensées et qu’elles comprennent également pourquoi il est si important de disposer d’informations actualisées. La communication descendante signifie que la direction communique du haut vers le bas avec les autres employés.

Si une entreprise continue à fonctionner uniquement de cette manière, les employés ne se sentiront pas écoutés. Par conséquent, la communication ascendante (des employés à la direction) est également très importante pour la participation de tous les employés.

Fixer des normes pour une communication interne efficace

Il est important d’établir comment la communication interne doit se faire. Il est ainsi plus facile pour les nouveaux employés de comprendre quelles seront les règles exactes de la communication. Lorsque les règles sont claires, les employés non coopératifs peuvent également être appelés à rendre des comptes en cas de mauvaise communication.

Maintenir la communication avec chaque employé

Il est important d’avoir des retours des employés. De cette façon, la communication interne peut être améliorée et lorsqu’un employé ressent le besoin de dire quelque chose, il a la possibilité de le faire. Demander des avis est donc très important dans ce processus.

Le manager montre l’exemple

Si le manager ne communique pas selon les règles, les autres employés n’en ressentiront pas non plus le besoin. Profitez des opportunités offertes par l’entreprise. En tant que manager, montrez l’exemple et partagez une vision claire du flux de communication.

Partagez les points négatifs, les réussites et les messages sympathiques

Si la communication interne se compose uniquement de messages négatifs et d’annonces de l’entreprise, le flux constant de communication devient assez lourd.

Par exemple:

• Partagez les succès du département,
• Mettez un employé sous les projecteurs,
• Partagez les anniversaires
• Annoncez les chiffres positifs,
• Etc.

Une bonne communication interne garantit que l’employé peut également s’attendre à recevoir des rapports et que l’alternance entre le formel et l’informel est équilibrée.

Diviser l’organisation en groupes de communication

Il est possible de créer des groupes pour s’assurer que la communication est ciblée et que les employés ne sont pas avertis inutilement.

Par conséquent, plusieurs flux de communication peuvent être nommés dans le plan de communication. Cela permet d’éviter une surcharge d’informations inutiles par employé.

Utiliser les bons outils

Les bons outils sont nécessaires et rendent la communication interne plus réaliste. Par exemple, il est possible de faire des annonces générales via l’application de communication interne ou l’intranet.

Dans le cas des départements eux-mêmes, il est peut-être préférable de créer un groupe sur WhatsApp (les téléphones portables font alors partie du plan de communication) et de permettre également aux employés de donner leur avis.

Le lieu de travail numérique n’est pas le seul à être important ici, mais aussi les notes entre collègues ou de la réunion. Déterminez clairement quelle communication doit être diffusée par quel moyen.

En outre, le besoin d’un nouvel outil doit être clair. Sinon, les employés ne seront pas désireux de l’utiliser.

Par exemple, pendant des années, de nombreuses entreprises l’ont fait par e-mail ou même verbalement à la personne chargée de la planification des vacances. Si cela se produit soudainement au moyen d’un outil, il est important que la communication se fasse d’une seule manière et que tout le monde passe également à la nouvelle méthode.

Comment les différents départements peuvent-ils continuer à communiquer et à prendre des responsabilités ?

Lorsqu’un plan de communication est clair et que chacun sait qui est responsable de quelle partie, l’accent est mis sur l’exécution cohérente des tâches.

Les départements doivent pouvoir s’entraider sur le sujet et la motivation doit être maintenue.

Par conséquent, les moments où la communication interne peut être utilisée doivent être planifiés et la transparence doit être assurée. L’employé doit considérer la communication interne comme un développement personnel qui le motive à avoir une vision claire.

Tous les moyens ne sont pas toujours efficaces

Parfois, les plans semblent être une bonne idée sur le papier et lorsqu’ils sont mis en pratique, ils ne semblent pas fonctionner. Il se peut que les idées doivent être ajustées. La manière dont elle est utilisée dans une entreprise peut ne pas être efficace dans une autre.

Un support fonctionne parfaitement pour la communication interne d’une grande entreprise, mais ne semble pas convenir à une petite organisation.

Il est important de faire des recherches en amont et parfois les changements doivent être discutés par département au préalable pour voir si cela peut aussi fonctionner pour ce département.

Tout le monde doit être informé

Pour le changement, il peut être efficace de prévoir une formation par membre d’un service (ou de toute l’équipe) pour optimiser la diffusion de la nouvelle méthode de travail parmi les groupes internes.

Pour améliorer la communication interne, il faut que tout le monde soit à bord et que personne ne soit laissé de côté.

Les nouvelles tendances et évolutions

Le besoin de communication interne s’est accru car le nombre d’employés travaillant à domicile a considérablement augmenté. Il est devenu plus difficile de joindre l’ensemble de l’équipe.

Les organisations mettent à disposition de nouvelles fonctionnalités et l’amélioration de la messagerie interne est plus importante que jamais.

Un rôle important pour le professionnel de la communication

Nous constatons une augmentation des annonces internes via l’outil numérique. Le message est moins communiqué par les anciennes méthodes familières.

Par conséquent, les tâches du département de la communication sont :

• Optimiser les agendas,
• Organiser des séances de feedback,
• Planifier la réunion virtuelle,
• Organiser des vidéos,
• Annoncer des décisions importantes
• Soutenir les employés à distance.

La fatigue des appels vidéo est en hausse

Avec l’essor des réunions en ligne, les employés se lassent des appels vidéo.

La communication d’entreprise créative est importante! Tous les messages ne doivent pas être mentionnés en ligne (ou dans un courriel).

Les solutions semblent être SharePoint et le narrowcasting, l’employé peut alors lire les informations plus souvent.

Communication créative sous forme de récits

À mesure que la communication en face à face diminue, la demande de canaux créatifs augmente. Il faut des produits qui transmettent le message de manière divertissante, de préférence avec des images (animées).

Le storytelling est souvent partagé par le biais de vidéos, de présentations ou de blogs internes. Le sentiment d’appartenance est toujours important et ne peut manquer dans les organisations et leur communication interne.

Planifiez une séance d’écoute

Il y a moins de conversations dans les locaux et il est donc plus difficile de connaître l’opinion des employés.

Une bonne idée consiste à organiser des sessions d’écoute en ligne, où l’on peut réaliser une enquête pour connaître l’état des opinions.

Même après des changements majeurs, les opinions dans les bureaux peuvent toujours être entendues et la communication interne se poursuit.

La formation et l’apprentissage en ligne sont en plein essor

Pour fournir aux employés des informations correctes, vous pouvez opter pour une manière plus agréable de les informer.

L’éducation et la formation sont plus intéressantes et l’apprentissage en ligne peut rendre compréhensibles des données intéressantes.

En posant des questions, vous pouvez voir quelles informations n’ont pas bien atteint l’équipe et quel niveau de connaissance est encore insuffisant. Cela permet une communication ciblée avec les informations nécessaires.

Penser en fonction de l’environnement et des évolutions récentes

Ce que nous avons appris dans le domaine des outils de communication interne, c’est que parfois un outil peut être mis de côté et un autre doit prendre sa place.

Une adaptation du plan actuel, un nouveau support ou une mise à jour des plans font toujours partie du plan de communication. Ils constituent un défi permanent pour les employés responsables.

Dans tous les cas, le passage aux médias numériques semble être l’évolution la plus persistante.